Vrijwilligers vinden, binden en boeien met Veiligheidsregio Gelderland-Zuid

Hoe gaan we ervoor zorgen dat we in de toekomst voldoende vrijwilligers behouden? De vraag waarmee Annemieke Bloemendaal, Manager Brandweer bij Veiligheidsregio Gelderland-Zuid, bij SQALE terecht kwam. Samen met adviseurs Arie van Baaren en Maarten van Ginkel ging een project van start om een beweging op gang te krijgen: de verbinding tussen posten en vrijwilligers versterken en meer begrip voor elkaars perspectief krijgen.

Belevingsavonden

Dat alles werd samengevat in ‘Operatie VLAM’. VLAM staat voor Vrijwilligheid is van Levensbelang voor ons Allemaal voor nu en (over)Morgen. Na het opstellen van een feitenbeeld en plan van aanpak, waarin het probleem in detail in kaart werd gebracht, werden ook de vrijwilligers bij het proces betrokken. Arie: “Daarvoor organiseerden we twee ‘belevingsavonden’, vooral om te toetsen of onze bevindingen herkend werden door de vrijwilligers en hen de ruimte te bieden hun eigen ideeën in te brengen.”

Volgens Annemieke is deze check een essentieel onderdeel in het proces. “Het feit dat je met vrijwilligers werkt, geeft een andere dynamiek. Het gaat niet zomaar over het werk van iemand, maar je komt in veel gevallen ook aan de hobby van een persoon. Daarom is het juist zo belangrijk om de check te doen of het klopt wat we hadden opgehaald in de feitenfase. Vanuit de vrijwilligers werd dit ook gewaardeerd. Zij hadden hierdoor het gevoel dat het probleem erkend werd door het bestuur en dat ze serieus genomen werden.”

“Door regionalisering van de Veiligheidsregio’s ervaarden veel vrijwilligers dat een stuk vrijheid en autonomie beperkt werd”, legt Annemieke uit. “Met SQALE zijn we eigenlijk een tegengestelde weg ingegaan. We stelden een kader centraal, communiceerden duidelijke richtlijnen, maar daarbinnen is heel veel mogelijk. Met die instelling zijn we in gesprek gegaan met elkaar.”

Vertrouwen winnen

Arie bewondert de rol van Annemieke in het proces. “Doordat Annemieke eerlijk en duidelijk is, weten mensen ook wat ze aan haar hebben. Als je een organisatie in beweging zet, is het nodig dat er een kartrekker is. Iemand die er staat, die eerlijk is over wat wel en niet kan en laat zien wat de verandering betekent voor jou als individu. Annemieke wist heel duidelijk te maken dat ze net als de vrijwilligers het beste voor de brandweer zoekt. Dat is ook de reden dat mensen er zo positief op reageren.”

Het vertrouwen winnen was misschien wel één van de grootste uitdagingen, volgens Annemieke. “In het begin wist ik dat we 10-0 achterstonden, omdat er weinig vertrouwen was. Het is ook best ingewikkeld als iemand die niet uit de regio komt, gaat vertellen hoe we het in de toekomst gaan doen. Naast dat mijn eigen verleden als brandweervrouw heeft geholpen om goodwill te kweken, heeft ook de samenwerking met SQALE het vertrouwen een boost gegeven. Dat komt omdat we lieten zien wat we deden: de procesgang was helder, we gaven steeds tussentijds terugkoppeling en hielden ons aan afspraken die we met elkaar maakten. Dat heeft enorm geholpen om mensen mee te krijgen in de verandering.”

Resultaten delen

Operatie VLAM werd afgerond op een creatieve manier: met een sporttas. Maarten: “Alle vrijwilligers kregen een sporttas mee, omdat corona een fysieke laatste belevingsavond in de weg stond. De sporttas moest staan voor iets tastbaars, daadkracht van begin tot eind. In de tas zijn de (soms symbolische verwijzingen naar) resultaten van het project meegenomen met een toelichting wat er met de gegeven input is gedaan. Dat vonden we belangrijk, omdat we hiermee lieten zien dat die input serieus genomen is. En dat er concrete resultaten geboekt zijn.”

Dat VLAM een succes is geworden, blijkt wel uit het feit dat er nog vaak over gesproken wordt. Annemieke: “Sterker nog, de 24-uursdienst heeft ook interesse gekregen in eenzelfde project. Dat vind ik wel het mooie aan het proces. Het heeft ook anderen die dit vanaf de zijlijn hebben gezien, enthousiast gemaakt. Er is iets in gang gezet in de hele organisatie, ook bij de andere afdelingen in de organisatie.”

Het grootste winpunt? “Dat in de organisatie het besef is geboren dat die vrijwilliger een andere aanpak nodig heeft dan iemand met een kantoorfunctie van negen tot vijf. Dat kwartje is gevallen.

"Alle resultaten in een sporttas op de brandweerkazerne bezorgd."

Samen de uitdaging aangaan?

Contact

Arie van Baaren

Arie blinkt uit in het aanbrengen van structuur in een complexe context. Hij stimuleert samenwerking een neemt mensen mee.

Meer informatie

Maarten van Ginkel

Maarten zorgt voor een helder, visueel onderbouwt overzicht. Waar Maarten komt gebeurt iets. Hij vraagt door tot de kern bereikt is.

Meer informatie?

Dynamisch Organiseren

Dynamisch Organiseren

Dé oplossing voor opgavegericht werken binnen gemeenten.

Dynamisch Organiseren is een methode om anders te kijken naar de balans tussen het werken aan opgaven en het uitvoeren van regulier werk. Niet langer ‘u vraagt, wij draaien’, maar projectmatig werken op een andere manier organiseren. Enerzijds door de inrichting en processen aan te pakken, maar vooral door mensen in hun kracht te zetten.

De kracht van Dynamisch Organiseren

  • Opgaven: We brengen de huidige situatie in kaart. Wat zijn de huidige opgaven, wat loopt lekker en waar schuurt het?
  • Rollen: Rollen geven ruimte. Door te werken vanuit rollen werken je teamleden vanuit hun talent en vaardigheden.
  • Capaciteit: Matchmaker tussen werk dat gedaan moet worden en de teamleden/rollen die beschikbaar zijn.
  • Planning: We maken opgaven inzichtelijk door continu te monitoren.

Meer weten over Dynamisch Organiseren? Bezoek onze pagina of neem meteen contact met ons op.

Dynamisch OrganiserenContact

Onze adviseurs:

Hans Silfhout

Hans schittert bij het omzetten van ideeën en wensen naar daadwerkelijke uitvoering en realisatie. Hans werkt enthousiasmerend en slecht alle barrières.

Meer informatie

Erica Corbijn-Vermeulen

Erica is resultaat gericht maar verliest het menselijke aspect nooit uit het oog. Ze creëert overzicht in complexe situaties door analytisch te denken.

Meer informatie

Processen saai? Integendeel!

Volgens Huibert van Dis, Sectormanager Strategie & Bedrijfsvoering bij Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant, heeft de creatieve aanpak van SQALE geholpen om het werken met processen en stuk leuker te maken. De Veiligheidsregio kwam twee jaar terug uit een doorontwikkelingstraject. Een nieuw fundament was gelegd, maar de processen moesten nog gestroomlijnd worden. Hét vertrekpunt van het project waar de organisatie samen met SQALE mee aan de slag ging.

“Ik kwam hier anderhalf jaar geleden binnen en zag kansen liggen”, vertelt Huibert. “In 2021 werd de reorganisatie van de Veiligheidsregio afgerond met een aantal speerpunten, waaronder een wendbare en flexibele organisatie zijn en integraal werken. Dat is heel mooi, maar die begrippen moeten wij als sector ook laden. Wat versta je daaronder? Samen aan de slag om processen scherper in beeld te krijgen en van daaruit de stap te maken naar automatisering. De Veiligheidsregio’s bestaan inmiddels bijna tien jaar. In de eerste jaren lag het accent voornamelijk op de primaire processen. Nu is het tijd om een vervolgstap te maken en de bedrijfsvoering op een meer professionele manier te organiseren; de klant vanuit de bedrijfsvoering zodanig faciliteren dat alles soepel verloopt. Dat is onze stip op de horizon.”

“Ik kwam hier anderhalf jaar geleden binnen en zag kansen liggen”

Scherp zijn en doorvragen

Daar gaan een aantal stappen aan vooraf. Samen met Leendert de Gelder, organisatieadviseur bij SQALE, werden klantpanels georganiseerd om behoeften op te halen, processen in kaart gebracht en verspillingen inzichtelijk gemaakt. Leendert: “Het is goed om af en toe boven je werk te gaan staan en na te denken over de vraag: waarom doen we dit nu eigenlijk op deze manier? We halen mensen uit de waan van de dag en laten ze op een andere manier naar hun werk kijken. Het is mijn rol als projectleider om scherp te zijn en door te vragen. Vaak blijkt een probleem dan ergens anders te liggen dan het eerste oog doet vermoeden. Consequent doorvragen resulteert in een oplossing die ook écht een oplossing is van het probleem.”

Huibert is enorm enthousiast over de aanpak. “Het werken aan en met processen kan snel saai zijn. Die ervaring heb ik eerder ook gehad. Het is de reden dat een project het niet haalt en doodbloedt. Mensen vinden het niet leuk. Dat heb ik nu heel anders ervaren met SQALE. Neem als voorbeeld de klantpanels. Dat deden we in de vorm van een online arena met klanten, waarbij aan medewerkers van de sector bedrijfsvoering gevraagd werden zich te verplaatsen in de klant en open te staan voor hun feedback. Dat kan best spannend zijn. Maar ook enorm waardevol hebben we gemerkt. Mensen praten er nu nog over en staan ervoor open om nog eens een panel te organiseren, omdat het zo verhelderend werkt. De workshops waren soms echt een openbaring.”

Twee sporen

Samen met SQALE werd een dienstverleningsvisie opgesteld, een document waarin uitgangspunten van de processen glashelder staan uitgelegd en waar de organisatie altijd op terug kan vallen. Daarnaast is er volgens Leendert ook het cultuuraspect. “We kunnen processen nog zo mooi uitwerken, maar als de mensen er niet in meekomen ga je het doel voorbij. Dan is alle tijd en energie voor niks geweest. Het ‘What’s in it for me’-principe moet afgedicht zijn voor iedereen in de organisatie. Daarnaast vind ik het als projectleider belangrijk om te investeren in proceseigenaren, zodat de verandering geborgd is. Je wilt dat mensen vanuit intrinsieke motivatie blijven verbeteren. Op zo’n manier dat ze het niet als een last zien, maar het leuk vinden om mee bezig te zijn. Daaraan besteden we net zo veel aandacht als aan de processen zelf. Mijn uitgangspunt is altijd: als ik hier over twee jaar terugkom, dan wil ik die beweging nog steeds zien.”

Huibert vult aan: “We hebben twee sporen bij elkaar gebracht in dit project. De technische kant van de processen én de mindsetverandering bij mensen. De visie die je hebt moet in de hoofden van mensen gaan leven. Ik merk aan de vragen van mensen dat de boodschap begint te landen. Dat is mooi om te zien.”

Steeds slimmer

Het optimaliseren van de processen komt ook andere projecten ten goede. “We hebben behoorlijk wat projecten en ontwikkelingen lopen door de organisatie heen. Ik zie kansen ontstaan om die ontwikkellijnen ook onderling steeds meer op elkaar af te stemmen. Al die ontwikkellijnen raken ook weer de processen. Zo komen heel veel dingen samen. We gaan het spelletje steeds slimmer spelen met elkaar, mede dankzij de begeleiding van SQALE.”

Die complimenten zijn wederzijds, besluit Leendert. “Het is bewonderingswaardig hoe Huibert en zijn collega’s hierin geloven en doorgepakt hebben. Het succes van dit soort projecten hangt af van commitment. En je successen vieren tussentijds. Veranderen doe je door kleine stappen te maken en weer door te gaan.”

Samen het gesprek aangaan?

Contact

Leendert de Gelder

Leendert werkt inspirerend en enthousiasmerend. Hij weet uiteenlopende processen te harmoniseren en te optimaliseren, hij is dé processpecialist.

Meer informatie

Maarten van Ginkel

Maarten zorgt voor een helder, visueel onderbouwt overzicht. Waar Maarten komt gebeurt iets. Hij vraagt door tot de kern bereikt is.

Meer informatie?

Robin van Genderen

Robin zorgt voor overzicht waar het onoverzichtelijk is. Hij is enthousiast en zorgt dat iedereen betrokken wordt.

Meer informatie


Indicatoren sociaal domein

Persoonlijk leiderschap

Zeven eigenschappen die jou succesvol maken

Ben jij altijd proactief, heb je een duidelijk doel en weet je alles perfect te prioriteren? Heb je de juiste mindset, kun je écht luisteren en creëer je altijd synergie? Bezit jij alle eigenschappen die nodig zijn om jezelf en je omgeving te ‘overwinnen’? In deze training gaan we samen aan de slag om jou je laten groeien als professional en als mens. Daarbij richten we ons niet in de eerste plaats op korte termijn successen maar op langdurig resultaat.

Na het volgen van deze training heb jij je eigen persoonlijk missionstatement. Kort maar krachtig weet je te verwoorden wie je bent en waar je naartoe werkt. Je bent en blijft de baas over je eigen agenda. Je weet rust en controle over je leven te bewaren. In moeilijke situaties weet jij hier win-win situaties te creëren. Zo pas je zeven eigenschappen toe die jou succesvol maken.

Voor wie

Deze training is bedoeld voor iedereen die (nog) effectiever wil worden in het behalen van resultaten. Je neemt je (on)bewuste daily habits onder de loep om zo helemaal in balans te zijn.

Programma

Dag 1

  • Kennismaking
  • Van reactief naar proactief
  • Doelen stellen en prioriteren
  • Diner
  • Jezelf overwinnen
  • Schrijven van een mission statement

Dag 2

  • Reflectie en intervisie
  • Win-win denken
  • Eerst begrijpen, dan begrepen worden
  • Synergie creëren
  • Houd de zaag scherp
  • Diner
  • Afsluiting

Kenmerken

Duur training: 2 middagen en/of avonden
Investering: € 1.000 per deelnemer (exclusief diner)
Locatie: Incompany of op locatie

"De training heeft mij echt geraakt. Ik sta nu heel anders in het leven."

Meer informatie?Meteen aanmelden?

Delegeren MOET je leren!

Bij veel bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf waar we mee mogen samenwerken is er een directeur-grootaandeelhouder (DGA) die veel werk op zijn of haar bordje heeft. Niet verrassend aangezien een DGA doorgaans enorm begaan is met zijn of haar bedrijf en soms zelfs aan de wieg daarvan heeft gestaan. Ze worden gewenst en ongewenst bij allerlei zaken betrokken, worden gebruikt als alwetende vraagbaak en worden geacht de brandjes te blussen die her en der gedurende dag ontstaan; het hele reilen en zeilen van het bedrijf is gestoeld op de DGA. Nu hebben wij helemaal niets tegen een DGA die betrokken is, alle ins-en-outs van zijn of haar bedrijf kent en zich daar met ziel en zaligheid voor inzet. Maar we zien wel de gevaren van een DGA die overal over gaat. 

"Zonder een duidelijk beeld van de richting van het bedrijf is die namelijk stuurloos, vervalt het snel in oude patronen en staat het stil."

Richten, inrichten en verrichten

Het gaat namelijk mis als de DGA opgeslokt wordt door de dagelijkse gang van zaken, het operationele niveau (= verrichten), en daardoor geen tijd heeft voor zaken op het tactische (=inrichten) en strategische niveau (=richten). We komen veel bedrijven tegen waar de waan van de dag alle aandacht opeist. Er is in zulke bedrijven nauwelijks aandacht is voor het richten van het bedrijf, het uitstippelen van de lange-termijn koers, en dus vanzelfsprekend ook niet voor het inrichten van het bedrijf in lijn met de koers. En hoewel dat op de korte termijn waarschijnlijk niet direct voor problemen zorgt, is de kans groot dat dat op de lange termijn wel een probleem wordt. 

 

Zonder een duidelijk beeld van de richting van het bedrijf is die namelijk stuurloos, vervalt het snel in oude patronen en staat het stil. En met alleen een richting ben je er nog niet. Er moet ook aandacht zijn voor het vertalen van de strategische keuzes naar het tactische niveau: hoe kunnen we het bedrijf het beste inrichten om de stip op de horizon te bereiken? Om oog te hebben voor dit soort vraagstukken is het in veel bedrijven uit het MKB nodig dat de DGA, jawel, delegeert… Dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan, maar maak jezelf misbaar voor de dagelijkse operatie! 

 

Betekent dit dat een DGA zich helemaal niet met de operatie bezig mag houden? Dat hangt sterk af van de grootte van het bedrijf. Heb je 10 man in dienst? Dan kun je als DGA waarschijnlijk het bedrijf richten, inrichten en een gedeelte van het werk in het primaire proces verrichten. Maar hoe meer mensen je aan hebt te sturen, hoe meer je focus zou moeten liggen op het strategische en tactische niveau, tot het punt dat je je eigenlijk alleen nog met strategische vraagstukken bezighoudt en anderen in het bedrijf ook het tactische niveau voor hun rekening nemen (denk bijvoorbeeld aan een managementteam). 

 

Om zaken te delegeren is het cruciaal dat er capabele medewerkers in het bedrijf zijn die taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden op kunnen pakken. Daarnaast moet de DGA zelf wel kunnen delegeren… 

Delegeren kun je niet alleen leren, delegeren moet je leren! 

Henk van Rhee

Henk is rustig en analytisch en vraagt door tot de kern. Hij  weet een duidelijke structuur aan te brengen en het overzicht te bewaren in de hectiek van alle dag.

Meer informatie


Van de grote lijnen naar concrete uitwerking

In 2019 werd de Gemeente Hoeksche Waard tot leven geroepen, vijf gemeenten en drie gemeenschappelijke regelingen die samengevoegd werden tot één grote organisatie. Voor de buitendienst betekende dat een herindeling en verhuizing naar een centraal pand. Op advies van Marc Kickert, teamleider Beleid en Beheer Openbare Ruimte bij Gemeente Hoeksche Waard, werd de hulp ingeschakeld van Robin van Genderen, organisatieadviseur bij SQALE om het veranderproces te ondersteunen en begeleiden. We ontmoeten Marc en Robin op de nieuwe centrale locatie die inmiddels twee maanden open is.

“De buitendienst is een servicegerichte afdeling en onderhoudt de complete buitenruimte van de gemeente Hoeksche Waard”, vertelt Marc. “Tweeënhalf jaar geleden zijn we van vijf buitendiensten naar één gegaan, een groot traject waar veel onderdelen samenkomen: de gemeenteraad, gebouwen, personele zaken, arbeidsvoorwaarden, etc. Er gaat ineens heel veel veranderen voor de mensen in het werkveld. De uitdaging was om deze mensen mee te nemen in het proces. Sommigen werkten misschien wel twintig jaar lang voor een gemeente op een bepaalde werkwijze. Dan is deze samenvoeging een grote ommezwaai.”

Door samenvoeging naar één buitendienst veranderden niet alleen functies, ook de structuur van de buitendienst veranderde. “Je gaat op grotere schaal werken en dat betekent ook anders de markt op en met andere partijen samenwerken. Waar een medewerker vroeger de verantwoordelijkheid had voor drie dorpen, is dat gebied nu veel groter. Dat vereist een andere manier van werken, meer uitbesteden en zaken uit handen geven. Dat is voor veel mensen wennen.”

“Je gaat op grotere schaal werken en dat betekent ook anders de markt op en met andere partijen samenwerken. Dat vereist een andere manier van werken, meer uitbesteden en zaken uit handen geven. Dat is voor veel mensen wennen.”

Klankbordgroep

Robin is vanaf het begin betrokken geweest bij het project. “In de eerste fase hebben we de grove lijnen geschetst: waar wil de buitendienst naartoe en wat zijn de plannen voor huisvesting? Dat deden we met een projectgroep en een klankbordgroep om zoveel als mogelijk mensen te betrekken en draagvlak te creëren en te behouden. Later ontstond er een fijn ontwerp, waarin de grove lijnen zijn uitgekristalliseerd en er concrete keuzes gemaakt werden over huisvesting. De keuze viel op de huidige centrale locatie met een aantal steunpunten.”

 

Om het ideaalplaatje werkbaar te maken, moeten de plannen onderweg in het proces wel eens genuanceerd worden, volgens Marc. “Zo is er bijvoorbeeld een steunlocatie gekomen op een plek die niet in de planning stond. Die locatie was voor het proces niet de beste keuze, maar voor de mensen en het werk wel. Dat is voor mij het belangrijkste. In een reorganisatie hoor je mensen mee te nemen in het proces. Niet overal hebben zij een keuze, maar waar dat wel mogelijk was, hebben we zoveel mogelijk gekeken hoe we kunnen bijschaven om het werk voor mensen prettiger te maken. Je kunt niet iedereen tevreden stellen, maar er zijn veel mensen die wél blij zijn met de verandering. Die zien hun werk uitdagender worden.”

 

Hobbels wegnemen

De stap naar de nieuwe locatie was voor sommige medewerkers een hobbel. Robin: “Deze locatie is nu twee maanden open. Sommige mensen hikten er heel erg tegenaan om vanuit deze locatie te gaan werken. Inmiddels is die hobbel genomen, zijn we hier gestart en merk je dat bij veel mensen een zorg is weggehaald en ze hun weg weer gevonden hebben.”

“We hebben er ook wel voor gezorgd om zo min mogelijk hobbels te creëren”, vult Marc aan. “Een nette kantine, goede werkplekken, en dergelijke. We wilden dit goed neerzetten om ervoor te zorgen dat mensen zo snel mogelijk kunnen wennen aan de nieuwe situatie. Daar hoorde bijvoorbeeld ook een openingsfeest met een barbecue bij om mensen zich snel thuis te laten voelen en de hobbels weg te nemen.”

 

Van theorie naar praktijk

Marc kijkt positief naar de bijdrage van Robin in het proces. “Hij is er van begin tot eind bij geweest, van het samenvoegen van de buitendienst tot de keuze voor de nieuwe locatie en het pand dat daarbij hoort. De kracht van Robin is dat hij van structuren en theorie, ook de vertaling kan maken naar de praktijk. Sommige zaken lijken makkelijk zakelijk op te lossen, maar ook daar zit een dynamiek achter en mensen die ermee te maken hebben. Het maakt de rol van Robin uniek dat hij die mensen ook al tweeënhalf jaar volgt en vanuit die relatie met ze samenwerkt.”

Het project was voor Robin ook een leervolle ervaring. “Om van de grote lijnen naar concrete uitwerking te gaan was voor mij heel leerzaam. Juist het realiseren van de plannen heeft me veel energie gegeven. En ook extra doen beseffen dat een ontwerp op papier concreet iets gaat betekenen voor de mensen die ermee gaan werken. Het maakt dat ik wat voorzichtiger ben geworden en nog meer het belang inzie van het meenemen van mensen in de plannen die je maakt.”

Samen naar uw organisatie kijken?

Contact

Robin van Genderen

Robin zorgt voor overzicht waar het onoverzichtelijk is. Hij is enthousiast en zorgt dat iedereen betrokken wordt.

Meer informatie


Deze ontwikkeling vraagt om anders kijken op managementniveau

Het team Openbare Orde en Veiligheid binnen gemeente Sittard-Geleen zette dit jaar een verandering in. Een verandering die past binnen een grotere ontwikkeling in de gemeente, waarin de organisatie wil toegroeien naar een meer platte structuur. Teams binnen de gemeente werden uitgedaagd om breder te denken en onderwerpen meer integraal te benaderen. Monique Kollau, teammanager Openbare Orde en Veiligheid schakelde de hulp van SQALE in om met die uitdaging aan de slag te gaan binnen haar eigen team.

Anders kijken

Sturing en leiderschap zijn thema’s die aangejaagd worden door de gemeente. Monique ziet daarin een uitdaging. “We snappen allemaal de basale uitgangspunten, zoals ‘niet over mensen, maar mét mensen praten’. Ik durf te beweren dat het in de uitvoering best ingewikkeld is. Het vraagt anders kijken, ook op managementniveau. Het leren loslaten en vertrouwen op mensen. Persoonlijk werd ik van deze beweging heel blij. Als persoon pas ik goed in deze ontwikkeling. Het is goed om als organisatie kritisch te durven kijken naar processen en rollen.”

Samen met Hans Silfhout, organisatieadviseur bij SQALE, werd toegewerkt naar een nieuwe teaminrichting, waarbij processen gekoppeld werden aan de ambities van mensen. Hans: “Het team was sterk georganiseerd langs de lijn van de inhoud. We zijn ons gaan richten op de processen, zodat je medewerkers breder kan inzetten dan alleen op een beleidsonderwerp. Deze opdracht ging niet eens zozeer om het opzetten van een nieuwe structuur, het ging nog veel meer over de individuele en collectieve ontwikkeling van de mensen en het team. Hoe past ieder persoon in de structuur? En hoe kun je de kennis en vaardigheden van mensen optimaal benutten? Dat geeft een hele mooie dynamiek.”

Energie

Die dynamiek brengt ook goede energie naar boven. “Doordat we meer vanuit rollen zijn gaan denken, ontstaat bij medewerkers ook steeds meer de bewustwording van hun ontwikkeling. Het geeft energie en het gevoel van veiligheid om te kunnen ontwikkelen. Dat had ik niet direct verwacht. Iemand die nu gewend is om puur ondersteunende werkzaamheden te doen, krijgt in deze ontwikkeling ook de kans om eens een klein project te draaien. Mensen krijgen de kans om te experimenteren in andere rollen. Ik zie dat daar positiviteit door ontstaat.”

“Voordat je als team kunt participeren in die bredere opgave, is de eerste stap om inzicht te krijgen in het functioneren van je eigen team”, vertelt Monique. “Toen ik drie jaar terug startte, trof ik een team aan dat voornamelijk in de actiestand zat. Het was nodig om met elkaar in de spiegel te kijken. Hoe organiseren wij projecten, welke processen spelen er en hoe is het samenspel onderling? Daar lag een ontwikkelpunt.”

Olievlek

Volgens Hans is de ontwikkeling een samenspel met Monique geweest. “De slogan van SQALE is ‘We gaan het samen aan’. Dat is ook volgens ons dé manier van werken. Wij staan buiten de organisatie, Monique zit midden in het spel. Wij kunnen, doordat we op afstand staan, dwars door al de vakinhoudelijke gebieden heen zien welke processen er lopen en welke rollen er zijn. Mensen die er de hele dag inzitten, zijn zich daar vaak niet eens van bewust. De volgende vraag is: hoe krijg je processen en de rollen die daaruit voortvloeien op een dusdanige manier uitgelegd dat het team het ook begrijpt. Je kunt het theoretisch allemaal uitgedacht hebben, maar als de mensen het voor kennisgeving aannemen en overgaan tot de orde van de dag, mis je het doel. Daar heb je tijd voor nodig en dragers die het idee adopteren en er enthousiast van worden. Anders krijg je die verandering niet voor elkaar. Monique heeft daar een belangrijke rol in gespeeld.”

“Uit ervaring weet ik hoe belangrijk het is om collega’s daarin mee te nemen”, vervolgt Monique. “Ik vind het essentieel om inzicht te hebben in hoe mensen in het proces zitten. Als teammanager heb je een cruciale rol om dat helder te krijgen. Om mensen erkenning te geven die ze verdienen, te weten wat er speelt en op basis daarvan de koers te bepalen. Ik heb daarin ook een dubbeldoel. Aan de ene kant wil ik mijn team laten floreren en de individuele collega in zijn kracht zetten. Aan de andere kant wil ik ook de organisatie op een hoger niveau brengen. Hoe kunnen we dit denken breder laten uitwaaien in de organisatie? Ik geloof namelijk echt in deze verandering. Het zou enorm helpen als iedereen hetzelfde beeld heeft over de invulling en vormgeving van processen. Dan kun je veel daadkrachtiger en efficiënter acteren. Ik zie dat die olievlek zich aan het ontwikkelen is in de organisatie.”

Samen de uitdaging aangaan?

Contact

Hans Silfhout

Hans schittert bij het omzetten van ideeën en wensen naar daadwerkelijke uitvoering en realisatie. Hans werkt enthousiasmerend en slecht alle barrières.

Meer informatie

Erica Corbijn-Vermeulen

Erica is resultaat gericht maar verliest het menselijke aspect nooit uit het oog. Ze creëert overzicht in complexe situaties door analytisch te denken.

Meer informatie

Finest Petfoods

Van alle ballen hooghouden naar rust en structuur

Finest Petfoods is importeur en distributeur van hoogwaardige dierenvoeding voor honden en katten. Het bedrijf groeide de afgelopen jaren zo hard dat de processen onder druk kwamen te staan. Adviseurs Arie van Baaren en Maarten van Ginkel haakten aan om de processen te optimaliseren en verandering in denken en handelen te bewerkstelligen.

Terwijl we door het magazijn heen lopen vertelt Rob Roodhuijzen, oprichter en Managing Director, dat het bedrijf eigenlijk alweer uit zijn jasje groeit op de huidige locatie in Rotterdam. “We zijn door de jaren heen al drie keer verhuisd vanwege groei. Op dit moment staat het magazijn gedeeltelijk leeg, maar volgende week komen er negen containers binnen. Dan staat het hok tot aan de nok toe vol en kun je amper manoeuvreren.”

Hard werken

In 2011 startte Rob samen met een partner als importeur en distributeur van twee Canadese merken dierenvoeding: Acana en Orijen. Ze deden alles zelf, van inkoop tot orderpicken. “We leenden geld, want we hadden een flinke financiële injectie nodig om containers vol met handel te kopen. Vanaf dat moment is het losgegaan met de business.” Inmiddels heeft Finest Petfoods 12 merken exclusief aan zich verbonden en werkt er 11 man personeel. Sinds 2015 runt Rob het bedrijf samen met zijn zoon Mike. Hard werken is volgens Rob de enige verklaring voor het succes. “Niet lullen, maar poetsen is onze instelling. Schouders eronder en gaan. In het eerste jaar deden we drie containers met 25.000 kilo per container aan honden- en kattenvoer, dit jaar gaan we richting 200 containers. De markt heeft daar in meegeholpen, maar wij hebben ook wel iets goed gedaan. Toch, als je vraagt hoe we het precies gedaan hebben, dan kan ik niet anders zeggen dan gewoon hard werken.”

“We zijn heel hard gegroeid in de afgelopen jaren en groeien nog steeds. Dat betekent dat je processen mee moeten groeien, maar daar lag niet onze focus"

Spiegelen

Begin 2020 kwamen Rob en Mike in contact met SQALE. Mike: “We zijn heel hard gegroeid in de afgelopen jaren en groeien nog steeds. Dat betekent dat je processen mee moeten groeien, maar daar lag niet onze focus. We gingen op dezelfde voet voort zoals we dat altijd deden, schouders eronder en alle ballen hoog zien te houden. Dat ging best goed, maar het gesprek met Arie en Maarten liet ons inzien dat het beter kan. Het is fijn om met iemand te kunnen spiegelen. Iemand die vragen stelt: waarom doe je dit zo en hoe kan het beter?”

De samenwerking startte met de ontwikkeling van een B2C-platform en de afstemming van de processen daarop. Onderweg kwamen er steeds meer zaken naar boven die aangepakt moesten worden. Rob: “Op HR-gebied ligt een ontwikkelpunt, daar zijn we de afgelopen periode mee aan de slag gegaan. Op de een of andere manier merken we dat het hele proces bij onze medewerkers meer rust heeft opgeleverd. Ik kan er niet precies de vinger op leggen. Misschien komt het omdat ikzelf ook rustiger ben geworden, omdat de samenwerking veel meer structuur heeft opgeleverd.”

Hoewel Rob ook wel eens kritisch in het proces kon staan. “Op een gegeven moment gingen we met een whiteboard en plakkertjes werken om alles in kaart te brengen. Mijn nuchtere inborst vindt dat in eerste instantie een belachelijk idee, maar ik moet daarin realistisch zijn: het werkt. En als het werkt is het goed.”

Twee werelden

De samenwerking heeft de denkwijze en aanpak van beide heren veranderd. Rob: “Er is een verschil tussen Arie en Maarten met alle kennis die ze hebben en een ondernemer als ikzelf. Dat zijn twee verschillende werelden. Mike beaamt dat. “We zetten nu eerder een stapje achteruit om het grotere geheel te kunnen zien. In plaats van keuzes maken midden in de hectiek van de dagelijkse praktijk, eerst afstand nemen en nadenken over consequenties en oplossingen. We werken naar alle tevredenheid met ze samen.”

Samen het gesprek aangaan?

Contact

Maarten van Ginkel

Maarten zorgt voor een helder, visueel onderbouwt overzicht. Waar Maarten komt gebeurt iets. Hij vraagt door tot de kern bereikt is.

Meer informatie?

Arie van Baaren

Arie blinkt uit in het aanbrengen van structuur in een complexe context. Hij stimuleert samenwerking een neemt mensen mee.

Meer informatie

Zondervan

We gaan het samen doen!

“Dat wordt niks, want je bent geen installateur”, de reactie van de vorige eigenaar van Installatiebedrijf Zondervan toen Dick Smit het bedrijf over wilde nemen. Maar Dick zag een kans. Hij kwam bij veel installateurs over de vloer die een mooi bedrijf en mooie opdrachtgevers hadden, maar een gebrek aan kennis op financieel en commercieel gebied. En dat had Dick met een achtergrond in de technische groothandel nu juist wel. Hij wist de eigenaar te overtuigen en nam 20 jaar geleden Zondervan over.

Sindsdien heeft het bedrijf de grootste groei doorgemaakt. “Als service-onderhoudsbedrijf hadden we veel werkzaamheden, maar ik wilde meer projecten erbij gaan doen. Dat heeft ons gebracht waar we nu staan”, vertelt Dick. Met nieuwbouwprojecten van luxe villa’s, renovatieprojecten en een eigen praktijkschool is het installatiebedrijf inmiddels uitgegroeid tot Zondervan Groep. Vanaf 2014 gaat de organisatie zo hard groeien dat de processen in de knel komen en het uiteindelijk ten koste gaat van de marge. “We begonnen als een klein bedrijf en dan weet iedereen duidelijk wat zijn taak is. Als je gaat groeien, wordt dat lastiger. Dan is het van belang om echt als team te gaan functioneren en door de enorme groei is dat in een bepaalde periode niet genoeg bewaakt.”

Processen aansturen en bewaken

Met Jaco van der Pligt, Accountant bij Visser & Visser, zoekt Dick naar een manier om de marges te optimaliseren. Dick: “We kwamen tot de conclusie dat we de processen beet moesten pakken, zodat we daarop beter kunnen gaan sturen. Om als een goed team te kunnen functioneren is het van belang dat iedereen duidelijk weet wat zijn taken en bevoegdheden zijn.” Een opdracht bij uitstek voor SQALE, de Consultancytak van Visser & Visser. Met adviseurs Hans Silfhout en Leendert de Gelder zijn de processen in kaart gebracht en is het veranderproces in gang gezet. Een uitdaging volgens Dick: “Het is nodig dat de leidinggevenden en de mensen op de vloer veranderen. Dat veranderingsproces is niet van maandag tot vrijdag, dat vergt veel meer. Leendert ondersteunt daarin en reikt ons handvatten aan. Hij is betrokken bij alle processen, van receptie tot de monteurs. Op die manier kun je funderen waar het mis gaat.” Dick benadrukt het belang van Hans en Leendert in het veranderproces. “Twee mensen die heel erg betrokken zijn en zich sterk kunnen inleven in een organisatie. Door hun ervaring en kennis zijn zij van groot belang om die verandering te laten plaatsvinden.”

"Medewerkers en verantwoordelijken moeten de visie en het plan achter dit proces snappen."

Mindset

Zelfsturende teams is waar de organisatie uiteindelijk naartoe wil. “Medewerkers en verantwoordelijken moeten de visie en het plan achter dit proces snappen. Het mooie is dat je ook zichtbare resultaten ziet als je het plan inzichtelijk maakt en met elkaar aan een gemeenschappelijk doel werkt. De mindset verandert. We gaan het samen doen in plaats van ieder individueel met zijn eigen werkzaamheden.” Daar ligt nog wel een uitdaging. “Er is al veel meer structuur. Nu moet iedereen zich nog gaan schikken in zijn nieuwe rol en verantwoordelijkheid. Sommige mensen, ook ikzelf, moesten daar wel even aan wennen. We zijn een bepaald patroon gewend, dat willen we anders en we laten het over aan iemand anders. Het belangrijkste is dat we elkaar nu als team ondersteunen, iets dat voorheen wel eens minder was.

”En de marges? “Doordat de processen goed op elkaar afgestemd zijn en beter bewaakt worden, zijn onze marges ook verbeterd. Dat is een resultaat waar ik blij mee ben!”

Samen de uitdaging aangaan?

Meer informatie

Leendert de Gelder

Leendert werkt inspirerend en enthousiasmerend. Hij weet uiteenlopende processen te harmoniseren en te optimaliseren, hij is dé processpecialist.

Meer informatie

Michiel Hoogendijk

Michiel werkt enthousiasmerend en stimulerend. Hij creëert draagvlak om doelen te realiseren.

Meer informatie

Wisselend kijken, veel meer zien! Geen tunnelvisie, maar panoramaview...

De titel van dit blog zal bij verschillenden een lampje laten branden. Het is namelijk een verwijzing naar de titel van het eerste boek van SQALE Anders kijken, meer zien (leestip!). Deze titel kan op verschillende manieren geïnterpreteerd worden en biedt daarom stof tot nadenken. In de achterliggende periode betekende Anders kijken, meer zien, voor mij vooral: point of view, ofwel, perspectief. Ons perspectief is bepalend voor wat we zien. Onze positie is bepalend voor hoe we de werkelijkheid om ons heen duiden. Die perspectieven en posities wisselen per persoon. En dat brengt zowel kansen als uitdagingen met zich mee. 

Je verplaatsen in andermans schoenen 

De les van achterliggende periode voor mij is dan ook een verbastering van de boektitel: door wisselend te kijken, ga je veel meer zien. Verplaats je in andermans schoenen en wissel van perspectief. Doe dat van topmanagement tot werkvloer, maar ook in een groep met een diversiteit aan specialismen en je zult elkaar beter begrijpen en gemakkelijker kunnen sturen op optimale resultaten. Dit is elke dag weer nodig en vergt oefening. Het op verschillende manieren kijken naar de werkelijkheid wordt nog te vaak vergeten en daardoor zijn suboptimale uitkomsten meer regel dan uitzondering. Het belang van wisselend kijken zal ik toelichten met enkele anekdotes uit mijn werkpraktijk. Eén van mijn projecten is het begeleiden van een harmonisatie van vijf verschillende teams. Elk team heeft eigen huisvesting. Onderdeel van de harmonisatie is het centraliseren van de huisvesting door één van de bestaande panden te verbouwen en enkele panden af te stoten.  

Een brede blik voor een integrale aanpak 

Wisselend kijken blijkt van groot belang tijdens vergaderingen van een projectgroep die de verbouwing tot een goed einde moet brengen. Het is een multidisciplinaire projectgroep, van facilitair adviseurs tot ICT’ers. Ieder handelt vanuit de eigen expertise en is een bevlogen specialist! Dat is een voordeel, maar ook een risico voor het eindresultaat waarbij niet alleen het deel, maar juist het geheel telt. Het geheel is immers meer dan de som der delen. Ter illustratie: de ICT’er wil dat de bekabeling van de beste kwaliteit is en van een specialistische leverancier komt die specifieke gecertificeerde bekabeling levert. De consequentie is dat er een budgetoverschrijding ontstaat op de post ICT, want de hoofdaannemer had de bekabeling tegen een veel lagere prijs kunnen leveren. Vanuit de liefde voor het eigen vak heeft de betrokken ICT’er echter voor de veel duurdere partij gekozen. De lering die ik heb getrokken: als projectleider had ik bewust moeten zijn van het feit dat de projectgroep bestaat uit specialisten die liefde hebben voor hun vak, maar daardoor ook enigszins verkokerd de opdracht kunnen interpreteren. Door aan de voorkant helder te maken dat we moeten sturen op het geheel had gedeeld eigenaarschap van en samenwerking rondom de totale verbouwopgave beter vormgegeven kunnen worden.  

Iedereen moet gehoord worden 

Dat je door wisselend kijken veel meer kunt zien, blijkt ook als ik in gesprek ga met een medewerker. Eén van de vijf panden is reeds gesloten en het team dat daar werkzaam was, werkt nu vanuit het pand dat wordt verbouwd. Op managementniveau hebben verschillende vergaderingen plaatsgevonden en alles leek geregeld en goed te zijn verlopen. Tijdens het gesprek met de desbetreffende medewerker kwam me echter ter ore dat we diverse steken hebben laten vallen. Op de eerste dag dat het team vanuit het verbouwde pand zou gaan werken, stond het team in alle vroegte voor een gesloten deur. Ze hadden de code van het alarm niet ontvangen en geen sleutels om het pand te betreden. Op basis van de gesprekken op managementniveau leefde ik in de veronderstelling dat de voorbereidingen goed waren gegaan en de uitvoering goed was verlopen. Uit het gesprek blijkt dat we te veel op hoofdlijnen hebben gezeten, waardoor zowel voorbereiding en uitvoering gebrekkig zijn geweest. De les: betrek altijd de werkvloer en ga en blijf in gesprek met medewerkers van topmanagement tot werkvloer. Op die manier wordt het verhaal completer en hadden suboptimale uitkomsten voorkomen kunnen worden. 

"De les; betrek altijd de werkvloer en ga en blijf in gesprek met medewerkers van topmanagement tot werkvloer."

Aansluiten bij de leefwereld van de ander: het succes  

Na deze opgedane leerervaringen blijkt het toepassen van het wisselend kijken bijzonder effectief. Het verbouwde pand wordt voorzien van een modern toegangssysteem waarbij toegang tot het pand en de verschillende ruimtes verkregen kan worden middels een app op de smartphone. Om het systeem werkend te maken, ontvangen medewerkers vooraf een bericht met het verzoek een app te installeren. Een facilitair medewerker stond op het punt de medewerkers te mailen, maar toen was het tijd om op de rem te trappen. Medewerkers zijn vooraf nog niet geïnformeerd. Met de opgedane kennis in de achterliggende tijd weet ik vrij goed hoe het team in elkaar steekt. Het zijn praktische mensen die niet allemaal beschikken over een smartphone. Daarnaast is het nieuwe systeem nog niet aangekondigd en weet ik uit ervaring dat niet goed aangekondigde veranderingen zonder een gedegen uitleg weerstand en veel vragen oproepen. Vanuit het perspectief van de buitendienstmedewerker begrijp ik dit en ik heb de facilitair medewerker hierin meegenomen. In overleg hebben we ervoor gekozen een ander communicatieproces te bewandelen en de berichtgeving anders in te steken. Op die manier hebben we veel vragen, onduidelijkheid en weerstand op voorhand ondervangen.  

De uitdaging samen aangaan 

Zo zijn er tal van voorbeelden die het belang aantonen van wisselend kijken en diversiteit in zienswijzen en perspectieven. Wat vanuit je eigen perspectief en positie logisch lijkt, is dat voor een ander vaak niet. Naast dat wisselend kijken noodzakelijk is, is het ook ontzettend interessant, leerzaam en verrijkend. Je zult de vruchten ervan snel plukken! Dat maakt bovenstaande casuïstiek wel duidelijk. Laten we hier lering uit trekken en de daad bij het woord voegen! We gaan het samen aan! 

Robin van Genderen

Robin zorgt voor overzicht waar het onoverzichtelijk is. Hij is enthousiast en zorgt dat iedereen betrokken wordt.

Meer informatie