De proceskit….. eerste hulp bij procesoptimalisatie
In zijn recente blog heeft mijn collega Henk uitgelegd waarom het cruciaal is om eerst een duidelijke organisatiearchitectuur op te stellen voordat je begint met procesoptimalisatie. Met een organisatiearchitectuur bedoelen we een blauwdruk van de organisatie of een deel daarvan. Het doel is om helder te krijgen welke processen essentieel zijn voor het realiseren van de missie, visie en strategie van de organisatie.
In deze blog neem ik je mee in de volgende stap van procesoptimalisatie. Hierbij is onze proceskit een onmisbaar onderdeel in onze manier van werken!
Prioriteren
Prioriteren
Na het opstellen van de organisatiearchitectuur zijn de belangrijkste vragen als
1) Welke processen hebben we al en kunnen we optimaliseren? en
2) Welke processen hebben we nog niet en kunnen we inrichten? beantwoord.
Deze inventarisatie helpt ons bij de volgende fase: prioriteren. Aangezien we vaak niet alles tegelijk kunnen doen, is de regel: verbetering komt met kleine stappen. De prioritering wordt mede bepaald door het antwoord op de vragen: welke processen zijn meest bedrijf kritisch? en/of waar wordt het grootste knelpunt(en) ervaren? Met deze processen gaan we als eerste aan de slag!
Proceskit
Proceskit
Dit is het moment waarop onze befaamde proceskit om de hoek komt kijken! Gewapend met brownpaper en post-its gaan wij samen met de medewerkers aan de slag. Dit resulteert niet alleen in een kleurrijke procesplaat, maar ook in enthousiaste reacties. In één oogopslag wordt zichtbaar waar men iedere dag mee bezig is. Het is altijd inspirerend voor ons als organisatieadviseurs om te zien hoe gepassioneerd en gecommitteerd mensen zijn in hun werk! Een belangrijke succesfactor in deze fase is dat medewerkers ook de tijd krijgen om hier hun bijdragen aan te kunnen geven. Het betaalt zich namelijk altijd dubbel en dwars terug!
Optimaliseren
Optimaliseren
Nadat de huidige processen en knelpunten inzichtelijk zijn gemaakt, werken we toe naar het gewenste proces. Is er sprake van een nieuw proces, dan slaan we deze 1e stap over. Ook in deze fase gaan we de knelpunten prioriteren. We identificeren ‘quick wins’ en knelpunten die een grote opbrengst hebben in relatie tot de benodigde inspanning om ze op te lossen. Afhankelijk van de complexiteit van het knelpunt zoeken we direct een oplossing of maken we gebruik van de A3 (LEAN-methodiek) als het probleem diepgaander onderzocht moet worden.
Resultaat
Resultaat
Bij SQALE vinden we het belangrijk om inzichtelijk te maken wat de resultaten zijn van de procesoptimalisatie. Hoe SMART’er hoe beter! Denk aan snellere doorlooptijden, minder wachttijd in een proces, hogere klanttevredenheid, en ga zo maar door. Het belangrijkste doel van procesoptimalisatie is dat we bij onze klanten een ‘continue verbeteren cultuur’ weten te realiseren. Dat is de beste borging die wij voor ogen hebben en levert ons ook weer een tevreden opdrachtgever op ;-).
Leendert de Gelder
Leendert werkt inspirerend en enthousiasmerend. Hij weet uiteenlopende processen te harmoniseren en te optimaliseren, hij is dé processpecialist.
Door zijn ruime praktijkervaring weet Leendert als geen ander de vertaling en koppeling van theorie naar praktijk te maken.
Van chaos naar controle: De rol van de organisatiearchitectuur bij procesoptimalisatie
Iedere organisatie kent ze wel. De perioden van drukte, het gevoel van verlies aan controle en de chaos dat daaruit voortvloeit. De eerste reactie is vaak: We moeten meer mensen! En als dat niet helpt, volgt: We moeten onze processen optimaliseren!
Gewapend met het LEAN-gedachtegoed, brownpaper en post-its duiken jullie met elkaar een ruimte in om het ideale proces uit te denken en dit te implementeren. Hartstikke nuttig en zinvol. Maar! Er zit nog een cruciale stap vóór het daadwerkelijk optimaliseren van processen. Namelijk, het opstellen van een organisatiearchitectuur.
Een blauwdruk van jouw organisatie
Een blauwdruk van jouw organisatie
Met een organisatiearchitectuur bedoelen we een blauwdruk van de organisatie (of organisatieonderdeel). Het belangrijkste doel is dat het duidelijk en inzichtelijk wordt welke processen allemaal uitgevoerd moeten worden om de missie, visie en strategie te realiseren. Met andere woorden, een organisatiearchitectuur geeft aan waar jullie als organisatie druk mee zouden moeten zijn, in plaats van waar jullie druk mee zijn.
Essentiële processen in de schijnwerpers
Essentiële processen in de schijnwerpers
De processen waar jullie als organisatie druk mee zijn komen terug in die organisatiearchitectuur. Echter, hoe drukker een organisatie is, hoe groter de kans dat processen die van essentieel belang zijn voor de organisatie over het hoofd gezien worden. Hoe drukker het is, hoe groter de kans dat we vooral bezig zijn met het blussen van brandjes in de primaire processen, de directe operatie. Terwijl andere, veelal op de lange-termijn gerichte processen te weinig aandacht krijgen. Een organisatiearchitectuur brengt dus in kaart en geeft inzicht waar aandacht voor zou moeten zijn in de organisatie.
Aan de slag met procesoptimalisatie
Aan de slag met procesoptimalisatie
De architectuur dwingt ons dan vervolgens om de volgende vragen te beantwoorden:
- Welke processen hebben we al en kunnen zo blijven?
- Welke processen hebben we al en kunnen geoptimaliseerd worden?
- Welke processen hebben we nog niet en kunnen we inrichten?
Als bovenstaande drie vragen goed beantwoord zijn, kunnen we pas écht aan de slag met procesoptimalisatie. Hoe je dat dat aanpakt? Mijn collega Leendert de Gelder legt het je graag uit in ons volgende blog.
Ontdek het potentieel
Ontdek het potentieel
Het ontwerpen van een organisatiearchitectuur kan uitdagend zijn, maar is essentieel om toe te werken naar een gestroomlijnde organisatie. Dus voordat je begint met het verbeteren van je processen, neem eerst de tijd om met elkaar de organisatiearchitectuur onder de loep te nemen. Je zult versteld staan van het potentieel dat je zult ontdekken!
Henk van Rhee
Henk is rustig en analytisch en vraagt door tot de kern. Hij weet een duidelijke structuur aan te brengen en het overzicht te bewaren in de hectiek van alle dag.
SQALE AQADEMY: Praktische trainingen voor iedereen!
In 2022 heeft de SQALE AQADEMY het levenslicht gezien. Dit jaar bestaan we dus 1 jaar en we hebben alle reden om trots te zijn! Maar tevreden, dat zijn we nog niet. We zijn er namelijk van overtuigd dat de trainingen van SQALE AQADEMY voor iedereen toegevoegde waarde biedt. In deze blog leggen wij jou uit waarom.
Binnen SQALE helpen we organisaties dagelijks om zich verder te ontwikkelen. Hierbij delen we onze ervaring en kennis om de beoogde resultaten te realiseren. En deze kennis en ervaringen willen we niet voor onszelf houden, maar we leren die graag ook aan en van anderen. Zo ontwikkelen we samen verder. Het is met het oog hierop dat we vorig jaar de SQALE AQADEMY opgezet hebben. Omdat wij geloven in de kracht van leren van en met elkaar!
SQALE AQADEMY is geen standaard opleidingsinstituut. De trainingen zijn erop gericht dat je het geleerde direct kan toepassen in de praktijk. Toegepast op jouw organisatie en/of wensen. Niet alleen leren, maar juist ook doen. Weet jij na de training waar jij concreet mee aan de slag kan? Dan is voor ons de training geslaagd!
Hier ligt meteen ook onze grootste uitdaging. Er zijn namelijk heel veel trainingsbureaus en hoe onderscheid je jezelf van de rest?! Onze deelnemers geven het antwoord: ‘goede interactie met de deelnemers’, ‘goede praktische toepasbaarheid’, ‘iedereen moet deze training volgen’, etc. Nu hoor ik jou denken: ‘ja, lekker makkelijk, je hebt alle positieve feedback eruit gehaald’. Klopt, want onze trainingen worden 100% aanbevolen aan anderen. Zijn er dan helemaal geen verbeterpunten? Absoluut! We kunnen ook nog bepaalde zaken beter doen. Zoals: ‘meer tijd voor discussie’, ‘soms staan we te lang bij de inhoud stil’, etc. Heerlijk deze verbeterpunten. Ook wij willen namelijk graag leren om onze trainingen nog beter te laten aansluiten op de wensen en behoeften van onze deelnemers.
Weet jij na de training waar jij concreet mee aan de slag kan? Dan is voor ons de training geslaagd!
Voor ons als trainers is de grootste uitdaging dat de deelnemers met meer energie uit de training komen dan dat zij er inkwamen. Grootste compliment is als men aan het einde van de training constateert: ‘is de tijd nu al voorbij?!’. Daar doen wij het voor.
Afgelopen jaar hebben wij diverse trainingen ontwikkeld en gegeven op het gebied van o.a. Projectmatig werken, Procesmanagement, Timemanagement en LEAN. Voor deze laatste training maken we o.a. gebruik van een legogame, zodat jij op een speelse manier ervaart wat de basisprincipes zijn van LEAN en hoe je die binnen je organisatie kan herkennen. Een zeer gewaardeerde en energieke training. Daarnaast ontwikkelen we op dit moment een game voor ons programma Dynamisch Organiseren in het publieke domein. Ook wij staan niet stil en ontwikkelen onze AQADEMY dagelijks verder.
Wilt jij ook ervaren wat het is om een training vanuit de SQALE AQADEMY te volgen. Kijk dan op www.sqale.nl/aqademy. Staat de gewenste training er niet bij? Benader ons geheel vrijblijvend en samen bespreken we welke gewenste leerervaring jij voor jouw medewerkers voor ogen hebt. Samen gaan we het aan!
Leendert de Gelder
Leendert werkt inspirerend en enthousiasmerend. Hij weet uiteenlopende processen te harmoniseren en te optimaliseren, hij is dé processpecialist.
Door zijn ruime praktijkervaring weet Leendert als geen ander de vertaling en koppeling van theorie naar praktijk te maken.
Maarten van Ginkel
Maarten zorgt voor een helder, visueel onderbouwt overzicht. Waar Maarten komt gebeurt iets. Hij vraagt door tot de kern bereikt is.
Ben ik nog wel de juiste persoon op de juiste plaats?
Je hebt mensen die alles kunnen. Ze zijn goed in het leggen van verbinding, zijn empathisch, kunnen ook strak sturen op resultaten, begrijpen hoe informatiesystemen werken, zijn commercieel en zo kan ik nog even doorgaan.
Echter de meeste mensen kunnen niet alles. Zelf hoor ik helaas ook bij ‘de meeste mensen’. Nu is het volgens mij helemaal niet zo’n probleem dat ik niet alles kan. Het wordt pas een probleem als ik ten onrechte denk dat ik het wel kan. Of als ik vind dat ik het moet kunnen of dat mijn omgeving vindt dat ik het moet kunnen.
Wij komen regelmatig medewerkers tegen bij onze klanten die dingen doen waar ze helemaal niet goed in zijn. Als ze denken dat ze het wel kunnen zijn ze ‘onbewust onbekwaam’. Als ze weten dat ze het niet kunnen maar van zichzelf of van hun omgeving wel moeten zijn ze ‘bewust onbekwaam’. In beide gevallen zijn ze niet gelukkig in het werk.
Maar de gevolgen zijn nog groter. Het leidt niet alleen tot ongelukkige medewerkers maar het staat ook de groei en ontwikkeling van de organisatie in de weg. We zouden veel harder kunnen gaan als iedereen datgene doet waar hij ook goed in is.
Vraag jezelf regelmatig af; ben ik nog de aangewezen persoon om deze taken uit te voeren die bij mijn rol horen?
"Vraag jezelf regelmatig af; ben ik nog de aangewezen persoon om deze taken uit te voeren die bij mijn rol horen?"
Zelf had ik ook zo’n momentje. Onze organisatie groeit hard. Dat vraagt om meer beheersing dan voorheen. Maar ik ben helemaal niet goed in het uitvoeren van management taken. Als founder van ons team krijgt je dat er ‘gratis’ bij. Maar ik stond wel de professionaliteit van onze organisatie in de weg. Gelukkig heeft een collega ‘het management’ van mij overgenomen. Iedereen blij.
Klopt het in jouw organisatie een beetje? Of is het allemaal zo ontstaan? Is het allemaal rond personen georganiseerd? Je voelt zelf wel aan of het een geoliede machine is of dat het houtje-touwtje georganiseerd is. Werkt het ondanks jou of dankzij jou? Als je een echte leider bent, kijk je regelmatig in de spiegel en geef je zelf het voorbeeld. Jij blij en de hele organisatie blij. Dat wens ik iedereen!
Hans Silfhout
SQALE
Hans Silfhout
Hans schittert bij het omzetten van ideeën en wensen naar daadwerkelijke uitvoering en realisatie. Hans werkt enthousiasmerend en slecht alle barrières.
Toekomstgericht ondernemen met een passende ERP-oplossing
Loods 5 is een bekende woonwinkel en in de loop der jaren geëvolueerd van een outletformule naar een toonaangevend concept binnen de woonwereld. Om de complexe organisatie en processen te stroomlijnen en te blijven groeien, besloot Loods 5 samen te werken met SQALE.Sander Noordermeer, financieel verantwoordelijk bij Loods 5, legt uit: ‘We zijn niet alleen een winkel, maar ook een handelsbedrijf, vastgoedbeheerder, horeca-exploitant en keukenleverancier. Wij bieden een platform voor ondernemers in de woonbranche die in onze winkels een breed scala aan meubels, woonaccessoires en interieurdesign kunnen presenteren. Op deze manier creëert Loods 5 een inspirerende omgeving waar klanten unieke en kwalitatieve producten kunnen ontdekken, terwijl deelnemers hun producten kunnen promoten en verkopen.’
Belangen herkennen en erkennen
Een uniek concept, maar deze diversiteit maakt het wel moeilijk om één softwareoplossing te vinden die aan de behoeften van de organisatie voldoet. Voor die zoektocht schakelde Sander de hulp van SQALE in. ‘Ons uiteindelijke doel was om een nieuw ERP-systeem te kiezen dat ons helpt om efficiënter te werken en beter in te spelen op de wensen en behoeften van onze klanten.’ De eerste stap van SQALE bestaat uit het opzetten van een procesarchitectuur en het in kaart brengen van de processen. Henk, Organisatieadviseur bij SQALE, vertelt: ‘Je wilt weten waarvoor je een pakket gaat zoeken. Daarom is die oriënterende fase van groot belang. Hoe zit de business in elkaar, met welke belanghebbenden heb je te maken en hoe verhouden die zich tot elkaar? In deze fase hebben we bijvoorbeeld het onderscheid gemaakt tussen Loods 5 als verkoopkanaal en de Loods 5-merken als verkooporganisaties, iets wat in de hoofden reeds aanwezig was, maar wat we nu met elkaar expliciet hebben gemaakt. Dit heeft geholpen om de verschillende belangen binnen de organisatie te herkennen en erkennen.’ Sander vult aan: ‘De twee Loods 5-merken Goods en Design zijn onderdeel van de organisatie, terwijl ze binnen de formule deelnemer net als andere ondernemers zijn. Dit is een ingewikkelde situatie die we goed willen inrichten in het nieuwe ERP-systeem, bij voorkeur in één oplossing. Onze ambitie is om alle onderdelen en stromen binnen de organisatie te integreren in het pakket, om zo het proces van bestelling tot levering zo soepel mogelijk te laten verlopen.’
‘Vreemde ogen dwingen, dat heb ik gemerkt. De samenwerking met Henk en Maarten heeft geholpen om het proces te beheren, tempo in de zaak te houden en gemaakte afspraken na te komen. Daar ben ik heel blij mee.’
Projectmatig werken
Na de oriënterende fase werd op basis van alle input een programma van eisen en wensen voor het nieuwe ERP-systeem opgesteld. Sander erkent dat de voorbereidingsfase misschien wel net zo belangrijk is als de keuze voor het nieuwe pakket. ‘Het kost aan de voorkant extra tijd, maar ik zie dat als een investering. Het zorgt ervoor dat de keuze die je uiteindelijk maakt past bij je organisatie. Ik kan genoeg voorbeelden noemen van ideeën en plannen die door een slechte voorbereiding in schoonheid zijn gestorven. Wij zijn een groeiende organisatie met de mentaliteit van een startup: jong en dynamisch. Dat heeft als keerzijde dat we soms onvoorbereid aan de slag gingen. SQALE heeft ons geholpen om projectmatig te werken en het proces schematisch in beeld weten te brengen dat het door iedereen in de organisatie begrepen kan worden.’
Volgens Sander helpt het om expertise van buitenaf in te roepen. ‘Vreemde ogen dwingen, dat heb ik gemerkt. De samenwerking met Henk en Maarten heeft geholpen om het proces te beheren, tempo in de zaak te houden en gemaakte afspraken na te komen. Daar ben ik heel blij mee.’
De keuze voor een nieuw ERP-systeem is inmiddels gemaakt en samen met SQALE wordt de implementatie in gang gezet. Sander heeft er alle vertrouwen in. ‘Deze passende ERP-oplossing helpt ons stappen te zetten en onze groeiambities waar te maken. Met SQALE hebben we een goede basis gelegd voor verdere automatisering van onze processen.’ En dat uiteindelijk om de klant op de best mogelijke manier van dienst te zijn. Want dat doel staat voorop bij Loods 5.
‘Deze passende ERP-oplossing helpt ons stappen te zetten en onze groeiambities waar te maken. Met SQALE hebben we een goede basis gelegd voor verdere automatisering van onze processen.’
Samen de uitdaging aangaan?
Henk van Rhee
Henk is rustig en analytisch en vraagt door tot de kern. Hij weet een duidelijke structuur aan te brengen en het overzicht te bewaren in de hectiek van alle dag.
Maarten van Ginkel
Maarten zorgt voor een helder, visueel onderbouwt overzicht. Waar Maarten komt gebeurt iets. Hij vraagt door tot de kern bereikt is.
Trainer Leendert de Gelder; "Inhoud en Interactie in onze trainingen"
In gesprek met trainer Leendert de Gelder van SQALE AQADEMY
Leendert, jij bent een van de trainers van SQALE AQADEMY. Waarom trainer?
Mooie vraag! Belangrijkste argument voor mij is om de kennis en ervaring die wij opgedaan hebben, ook te delen met anderen. Inzichten geven waardoor je door het bomen het bos weer gaat zien. Laatst had ik een deelnemer die bij de check-out aan het einde van de training aangaf: ‘Ik kwam vanochtend met negatieve energie naar deze training, maar nu ga ik weer met positieve energie de deur uit.’ Daar doe ik het voor!
Gaaf om te horen! Wat vinden jullie belangrijk tijdens een training?
Ik vind het belangrijk dat mensen zich op hun gemak voelen als ze binnenkomen bij de training, zodat we met elkaar een goede en gezellige training kunnen hebben. We moeten tenslotte ook even met elkaar doorbrengen en niets zo vervelend als er geen connectie is tussen deelnemers en de trainer. Maar wij vinden het ook belangrijk dat de balans tussen zenden en ontvangen goed is. Niet te veel tekst achter elkaar, maar een goede afwisseling van theorie, interactie, werkvormen, etc. Tenslotte proberen wij altijd de vertaalslag naar de praktijk te maken. Dan gaat het ook echt leven bij de deelnemers.
En leer jij zelf ook nog iets van de trainingen?
Ja absoluut! Wij leggen de lat voor onze trainingen best hoog. Daarom zijn we ook continu aan het zoeken waar we onze trainingen kunnen verbeteren. De evaluaties vind ik enorm waardevol. De evaluatie gaan in op de training, maar ook op mij als trainer. Met die feedback kan ik weer gericht aan de slag. Maar misschien is voor mij plezier nog wel het belangrijkste! Als onze trainingen niet als een standaard training wordt ervaren, hebben we het goed gedaan!
Niet te veel tekst achter elkaar, maar een goede afwisseling van theorie, interactie, werkvormen, etc. Tenslotte proberen wij altijd de vertaalslag naar de praktijk te maken.
Wat maakt een training van SQALE AQADEMY dan zo bijzonder?
Wat mij betreft zijn daar twee redenen voor. In de eerste plaats kenmerken onze trainingen zich doordat we altijd de vertaalslag naar de praktijk maken. Wij zoeken altijd hoe we de theorie kunnen koppelen aan de praktijk. Dan pas gaat het echt leven. In de tweede plaats zijn we met de SQALE AQADEMY gestart toen we nog in Coronatijd zaten. Dat heeft ons gedwongen om de trainingen heel interactief te maken c.q. te houden. Daar profiteren we bij de fysieke trainingen nu nog steeds van.
Wat vind jij de leukste training?
Poeh hé, dat is een lastige vraag. Lachend: ik vind natuurlijk dat al onze trainingen leuk zijn. Als ik moet kiezen, kies ik er twee. De LEAN legogame springt er voor mij uit. Supergaaf om te zien hoe mensen kennis maken met de basisprincipes van LEAN door het bouwen van lego heftrucks. Echt een aanrader! Daarnaast vind ik de training DISC in combinatie met Lencioni ontzettend leuk om te geven. Hier zitten zoveel mooie inzichten in en aha-momenten, dat ik op voorhand al een glimlach op m’n gezicht heb voordat de training nog moet beginnen.
Lachend: geniaal 🙂
Leendert de Gelder
Leendert werkt inspirerend en enthousiasmerend. Hij weet uiteenlopende processen te harmoniseren en te optimaliseren, hij is dé processpecialist.
Door zijn ruime praktijkervaring weet Leendert als geen ander de vertaling en koppeling van theorie naar praktijk te maken.
Vijf ingrediënten voor een training die naar meer smaakt
Het is altijd weer spannend als we aan het einde van de training vragen: ‘En? Wat vonden jullie van de training?’ En iedere keer maakt ons hart weer een sprongetje bij zinnen als:‘Ik heb nog nooit zo’n leuke training gehad’ of ‘Wat een heerlijke ochtend. Hier kan ik echt verder mee’. 94% van de deelnemers geeft aan dat de training naar meer smaakt. Hoe dat kan? In deze blog delen wij ons ‘geheime’ recept!
Ingrediënt 1: Plezier
Klinkt gek. Je komt vooral om wat te leren toch? Dat klopt. Daarover straks meer. Maar voor ons begint leren bij het hebben van plezier. Daarom hebben we spelelementen door onze hele training heen verwerkt. Voorafgaand aan de training zie je ons met dozen vol ‘keukengerei’ sjouwen. Waar ons keukengerei uit bestaat? Een Halli Gallie bel, een snoeppot, hoeden of zelfs zwembanden. Je raad het al. Achteroverleunen op je stoel is er helaas niet bij.
Ingrediënt 2: Praktijkgericht
En dan nu het leren. Dikke boeken en 70 slides vol met tekst zul je bij ons niet aantreffen. We vertellen vanuit ervaring en maken constant de koppeling naar de dagelijkse praktijk. Je verlaat de training dus niet alleen met kennis over hoe het in theorie zou moeten gaan, maar je hebt ook concrete handvatten om er zelf wat van te bakken.
Ingrediënt 3: Interactie
De gemiddelde spanningsboog is (schrik niet) 7 minuten. Daarom is de hele training opgedeeld in blokken van maximaal 7 minuten. De kookwekker gaat dus ook mee. Dat betekent geen ellelange verhandelingen, maar veel interactie, gesprek en vooral: veel verschillende werkvormen.
"Ons keukengerei bestaat uit een Halli Galli bel, snoeppot en zelfs zwembanden"
Ingrediënt 4: Eigenaarschap
Geen training is hetzelfde. Dat komt omdat wij als trainers niet bepalen waar we het over gaan hebben of hoe we dat doen. Zelfs het programma staat niet vast. Wat we wel doen is dat we onze denkbeeldige rugzak meenemen vol met praktijkervaring, theorieën en tips en trics. Maar de deelnemers bepalen uiteindelijk wat wij uit de rugzak halen. Zo maak je als het ware een eigen uniek gerecht en wij als trainers bewegen daarin mee, dagen uit, reflecteren en stellen kritische vragen.
Ingrediënt 5: Maatwerk
Oh, en waarom een training nooit meer hetzelfde is? Omdat elke context anders is. Elke organisatie is anders, elk team is anders en elk mens is anders. Daarom gebruiken we nooit het one-sausje-fits-all ingrediënt, maar blijft het altijd home-made.
De mix van deze vijf ingrediënten maakt een training die smaakt naar meer!
Maarten van Ginkel
Maarten zorgt voor een helder, visueel onderbouwt overzicht. Waar Maarten komt gebeurt iets. Hij vraagt door tot de kern bereikt is.
Op weg naar een toekomstbestendige organisatie
Vierendertig jaar geleden verhuisde Thomas Boers van de Zaanstreek naar Hoek van Holland. Een perfecte locatie voor een familiebedrijf dat al 125 jaar ervaring in transport heeft en sinds 1970 ook specialist is in goederenvervoer naar Engeland. De laatste twintig jaar is de business naar Engeland zo explosief toegenomen, dat het bedrijf de groei maar amper bij kon houden. Tijd om orde op zaken te stellen met adviseurs Henk van Rhee en Erica Vermeulen van SQALE, consultancy businessunit van Visser & Visser op gebied van organisatieontwikkeling
Begin vorig jaar leidde een combinatie van factoren ertoe dat Leendert, eigenaar van Thomas Boers, besloot dat er iets moest gebeuren. “We zaten midden in de implementatie van een nieuw plansysteem. Er werd door de groei veel nieuw personeel aangenomen, terwijl er weinig tijd was voor het inwerken. En Brexit kwam er bovenop. Dat had voor ons grote gevolgen. We zijn twee jaar bezig geweest om ons voor te bereiden op Brexit, maar toen het zover was ging alles anders dan voorspeld. Papierwerk, btw, invoerrechten, oorsprongsverklaringen…Het heeft ons veel tijd gekost om onze werkwijze daarop aan te passen.
Voor mijn zoons is het belangrijk dat deze verbeterstap opgepakt werd, zodat er straks een bedrijf achterblijft dat klaar is voor de toekomst.”
Brexit veroorzaakte niet alleen uitdaging, maar ook nóg meer groei voor Thomas Boers. “Veel transportbedrijven gooiden de handdoek in de ring. Wij gingen door. En op een gegeven moment weten mensen dat ook. Het is wel kenmerkend voor ons bedrijf. In tijden van crisis groeien we het hardst. “
Vier thema’s Hoe zorg je dat jouw organisatie klaar is voor groei? In gesprek met zijn accountant Arie Plug legde Leendert dit dilemma op tafel. Via Arie werd de hulp van SQALE ingeroepen. “Mijn twee zoons, Angelo en Ricardo, willen door met het bedrijf’, vertelt Leendert. ‘Voor hen is het belangrijk dat deze verbeterstap opgepakt werd, zodat er straks een bedrijf achterblijft dat klaar is voor de toekomst.” Voorafgaand aan een plan van aanpak werden interviews gehouden met de medewerkers om het probleem inzichtelijk te maken. Angelo voerde deze gesprekken als intern projectleider samen met Henk. “Ik ben geen expert op dit gebied, dus het was heel fijn dat Henk en Erika de leiding namen in gesprekken”, vertelt Angelo. “Daar heb ik zelf ook weer van geleerd. Het is absoluut aan Henk en Erica te danken dat dit onderdeel geslaagd is.” Aan de hand van vier werkthema’s ging de organisatie aan de slag: rollen, taken & verantwoordelijkheden verdelen, communicatie verbeteren, HR organiseren en efficiëntie verbeteren. Angelo: “Henk en Erica hebben processen heel simpel inzichtelijk gemaakt door met de collega’s processchema’s te maken, verbeterslagen door te voeren en opnieuw af te spreken wie voor welke onderdelen verantwoordelijk is. Zelf zie je door de bomen het bos soms niet meer. Het gebruiken van processchema’s was handig om inzicht te krijgen en structuur aan te brengen.”
We zijn op het juiste moment een goede weg ingeslagen. Als we nu verder groeien, dan kan dat ook.”
Inmiddels, ruim een jaar later, is er meer rust in de tent gekomen. “Stapje voor stapje gaat het steeds beter”, stelt Angelo. “Iedereen heeft nu een takenpakket, we communiceren met elkaar en we hebben met elkaar het gevoel dat er een stukje organisatie terug is. Het heeft een hoop rust opgeleverd. We zijn op het juiste moment een goede weg in geslagen. Als we nu verder groeien, dan kan dat ook. De organisatie is er klaar voor.” De volgende stap? “Wat we hier in Nederland hebben bereikt, ook realiseren bij onze vestiging in Essex, Engeland. Er werken daar zeven medewerkers die mee moeten in de groei die we als organisatie maken. De afstand en het verschil in werkwijze maken dat weleens lastig, maar ik heb er alle vertrouwen in dat we hier met SQALE een succes van gaan maken”, sluit Leendert af.
Samen de uitdaging aangaan?
Henk van Rhee
Henk is rustig en analytisch en vraagt door tot de kern. Hij weet een duidelijke structuur aan te brengen en het overzicht te bewaren in de hectiek van alle dag.
Erica Corbijn-Vermeulen
Erica is resultaat gericht maar verliest het menselijke aspect nooit uit het oog. Ze creëert overzicht in complexe situaties door analytisch te denken.
LEAN-game
De kracht van procesoptimalisatie begrijpen
Wil je de kracht van procesoptimalisatie volgens de LEAN–methodiek ervaren? De LEAN–game die speciaal hiervoor door SQALE is ontwikkeld, geeft je verrassende inzichten en bied je een unieke ervaring samen met je collega’s. In vijf rondes probeer je zo veel mogelijk winst te behalen door de klant zo goed mogelijk te voorzien in zijn behoefte en het proces zo optimaal mogelijk in te richten. Daarbij mag je alles aanpassen, zelfs de spelregels.
Tijdens deze interactieve en leuke ochtend laten we je spelenderwijs kennismaken met de vijf LEAN-principes. Ontwikkel je inzicht in de kracht van procesoptimalisatie. Krijg je inspiratie en handvatten om zelf aan de slag te gaan met het doorvoeren van verbeteringen. Hebben jullie de highscore?!
Voor wie
Deze training is geschikt voor teams of groepen die aan de slag willen met het verbeteren van de producten of dienstverlening. Een kennismaking met de LEAN-methodiek is dan essentieel om inspiratie op te doen en het verander-vlammetje aan te wakkeren.
Programma
- Kennismaking en introductie
- Verdieping in het ontstaan van het LEAN-gedachtegoed
- Spelinstructie
- Vijf spelrondes. Elke spelronde bestaat uit een cyclus van (1) spelen (2) evalueren (3) nieuwe theorie (4) optimaliseren
- Afsluiting en uitreiking
Kenmerken
Duur training: 5 uur
Investering: 350 per deelnemer
Locatie: Op locatie of Incompany
"Het was een onvergetelijke middag. Bijzonder hoe je én heel veel lol kunt hebben én heel veel kan leren."
Leendert de Gelder
Leendert is LEAN-blackbelt gecertificeerd en heeft diverse (grote) projecten geleid binnen overheid en MKB rondom procesoptimalisatie.
Maarten van Ginkel
Maarten is LEAN-greenbelt gecertificeerd en heeft vanuit zijn rol als organisatieadviseur meerdere projecten begeleid waarin de LEAN-methodiek is toegepast.
LEAN-training
De kracht van procesoptimalisatie begrijpen
Hoe zorg jij ervoor dat je de klant centraal stelt in je werk? Hoe zorg je ervoor dat alles wat je doet, waarde toevoegt? En hoe zorg je ervoor dat al je werkzaamheden goed op elkaar aansluiten zonder dat je hoeft te wachten of taken/activiteiten nóg een keer moet doen? Ontdek het door je te verdiepen in de vijf principes (en bijbehorende praktische tips en tricks) van de LEAN-verbetermethodiek.
Na afloop van de training ben je in staat om de vijf LEAN-principes te doorgronden, beschik je over Tips, tricks en tools om deze principes toe te passen in je eigen leven (zowel werk als privé). Ook ben je in staat om zelf (kleine) verbetertrajecten op te pakken De training wordt gegeven op Yellowbelt niveau.
Life time support van de trainers bij je eigen casus
Voor wie
Deze training is bedoeld voor iedereen die zelf aan de slag wil met het verbeteren van de eigen processen of de processen in de organisatie. Door het volgen van deze training word je in staat gesteld om de LEAN-verbetermethodiek toe te passen in welke context dan ook.
Programma
- Kennismaking
- Introductie van de LEAN-geschiedenis en de mogelijke toepassingen:
- De klant centraal stellen
- Maximale waarde toevoegen
- Flow creëren
- Pull creëren
- Continu verbeteren
- Afsluiting
Kenmerken
Duur training: 7 uur
Investering: € 449 per deelnemer
Locatie: Online / Op locatie / Incompany
"De trainers beloofden aan het begin van de training om niet meer dan 7 minuten achter elkaar de theorie te behandelen. En dat deden ze! Wat een afwisselende dag waarbij volop ruimte was voor eigen inbreng. "
Leendert de Gelder
Leendert is LEAN-blackbelt gecertificeerd en heeft diverse (grote) projecten geleid binnen overheid en MKB rondom procesoptimalisatie.
Maarten van Ginkel
Maarten is LEAN-greenbelt gecertificeerd en heeft vanuit zijn rol als organisatieadviseur meerdere projecten begeleid waarin de LEAN-methodiek is toegepast.
