sqale

Toen Caren op 1 maart 2020 aantrad als directeur van VRZHZ, werd ze meteen geconfronteerd met de covid-pandemie. “Mijn eerste dag viel samen met de opname van de eerste covid-patiënt in Gorinchem”, vertelt Caren. “Je komt in een organisatie die in crisisstand staat, wat een enorme uitdaging was voor mij.” Ondanks deze uitdaging weet Caren met haar achtergrond en ervaring snel haar weg te vinden. Ze staat bekend om haar niet-traditionele manier van leidinggeven en mensgerichte aanpak. “Ik geloof niet in het traditionele beeld van een directeur die vanaf een kistje de troepen toespreekt. Ik doe het echt op een andere manier”, legt ze uit. “Meer vanuit gelijkwaardigheid, ik wil weten wat er speelt. Dan wordt het samenwerken en is er ruimte voor gesprek.” Deze benadering zorgt ervoor dat medewerkers zich comfortabeler voelen, meer initiatief nemen en het gevoel hebben dat ze daadwerkelijk bijdragen aan de organisatie.

Langdurige crisis
De aard van de crises waarmee de Veiligheidsregio te maken krijgt, is de afgelopen jaren sterk veranderd. Daan legt uit: “We gaan van acute rampen zoals branden en explosies naar langdurige crisissen met grote maatschappelijke impact, zoals de vluchtelingencrisis en de covid-19 pandemie. Dit vereist een aanpassing in onze crisisstructuur en een meer projectmatige aanpak. Het is de kunst om zo snel mogelijk voor de crisis uit te komen.” Volgens Caren wordt er naar de veiligheidsregio gekeken vanwege de daadkracht die er is in de organisatie. “Eén van de grootste sterktes van onze organisatie is onze netwerkfunctie, die ervoor zorgt dat de juiste partners snel aan tafel komen om gezamenlijk een crisis aan te pakken. Wij kunnen heel snel tot executie en resultaat komen. Dat is een groot compliment voor onze organisatie, maar brengt ook risico met zich mee, namelijk het gevaar dat je gezien wordt als het paard dat altijd maar van stal kan worden gehaald. Dat is niet waarvoor wij zijn opgericht.”

Informatievoorziening
De grootste uitdaging is de toenemende complexiteit van de maatschappij. De arbeidsmarkt wordt krapper, de aard van crisissen verandert, en klimaatverandering en de energietransitie hebben grote gevolgen voor de regio. Tegelijkertijd bieden deze veranderingen ook nieuwe mogelijkheden. “Nieuwe dingen geven ons energie”, zegt Caren. “Het is essentieel dat onze interne organisatie zo is ingericht dat we flexibel kunnen inspelen op deze nieuwe uitdagingen. Oorspronkelijk waren we een regelgerichte organisatie, maar nu moeten we veel meer op waarden sturen en ervoor zorgen dat ons organisatiemodel anticiperend is.”

De snelle ontwikkeling van informatievoorziening en IT brengt aanvullende uitdagingen met zich mee. “De ontwikkeling in informatievoorziening en IT gaat zo snel, dat het lastig is om alle informatie te verwerken”, legt Daan uit. “Het is belangrijk om te kijken naar de behoeften van je medewerkers. We moeten onze mensen ondersteunen en zorgen dat ze zich kunnen focussen op hun kerntaken, ongeacht de snelle veranderingen om hen heen.”

Extra handen
In het licht van de toenemende complexiteit en de dringende noodzaak voor efficiëntie, werd SQALE ingeschakeld om VRZHZ te ondersteunen. “De reden was tweeledig”, legt Caren uit. “We hadden een ongelukkige samenloop van omstandigheden, namelijk uitval in ons team bestuurszaken, en tegelijkertijd begon de vluchtelingencrisis. We hadden geleerd van covid dat we daar heel snel een team op moeten zetten dat zich volledig op die klus kan focussen, en hadden daarom behoefte aan extra handen bij bestuurlijke zaken.” Daan vervolgt: “We zochten een partij die snel konden schakelen, en ik wist dat SQALE veel ervaring heeft met veiligheidsregio’s. Het is fijn om samen te werken met iemand die de achtergrond kent en weet hoe de processen lopen en werken.”

De expertise van SQALE bleek van grote waarde. “We hadden op dat moment gewoon handen tekort”, vertelt Daan. “Iedereen was toe aan even ademhalen na covid, en toen kwam de vluchtelingencrisis. Hilde begon in maart 2022, met het idee dat haar rol slechts drie maanden zou duren. “Uiteindelijk heb ik twee jaar hier meegelopen,” vertelt Hilde. Al snel werd namelijk duidelijk dat er op een hoger niveau verbeteringen mogelijk waren. “Er was duidelijk behoefte aan structuur”, vertelt Hilde. “De reden dat deze klus voor mij zo leuk was, is omdat ik echt in het team terechtkwam. Op een gegeven moment voelde het als collega’s. Ik kreeg daardoor ook goed mee hoe mensen in hun werk stonden en wat hun frustraties waren. Ik raakte ervan overtuigd dat het beter kon, en dat we mensen konden helpen om meer duidelijkheid in hun werk te krijgen. We zijn toen aan de slag gegaan met het doorlichten en verbeteren van processen en hebben een nieuwe rol geïntroduceerd om gaten op te vullen. Dit heeft geleid tot meer duidelijkheid en efficiëntie binnen het team.” Omdat de focus van Hilde op de optimalisatie van processen kwam te liggen, haakte Anne-Ruth aan om de ondersteuning van de reguliere bestuurszaken op zich te nemen.

De ondersteuning van SQALE heeft de veiligheidsregio veel opgeleverd. “Dankzij Hilde en Anne-Ruth weten we nu precies wat er nodig is en wie waarvoor verantwoordelijk is”, zegt Caren. “Dit heeft ons veel rust gegeven en zorgt ervoor dat iedereen zich gewaardeerd voelt en weet wat zijn of haar rol is. We waren heel kwetsbaar georganiseerd op bestuurszaken, en SQALE bracht precies wat we nodig hadden.”

“Het werk van Hilde en Anne-Ruth is absoluut een waardevolle aanvulling geweest”, besluit Daan. “Dat iemand de rust en tijd heeft om alle lijnen binnen je organisatie uit te tekenen en dan de vervolgstap te maken naar hoe kan het beter, dat is heel fijn. Wat in de hoofden zat is opgeschreven, waardoor de kennis in de organisatie geborgd is en mensen weten waar ze aan toe zijn.”

Het concept van ‘het gewone leven’ bij Adullam is diepgeworteld in de christelijke identiteit, die terugkomt in de gedeelde waarden binnen de organisatie. “De wortels van onze waarden komen uit Gods Woord en zijn leidraad voor onze begeleiding en behandeling”, vertelt Bram. “Het is ook iets wat onze organisatie een gemeenschappelijke taal geeft, dat is wat ik zo mooi vind aan de waardencirkel die wij hebben ontworpen. We hebben samen iets wat we delen, we spreken dezelfde taal.”

Goed dat je er bent
In het licht van de recente veranderingen bij Stichting Adullam, benadrukt Bram Prins het hart van hun missie en de betekenis achter de nieuwe visuele identiteit: “Met onze nieuwe slogan ‘Goed dat je er bent’ willen we uitdrukken dat iedereen, ongeacht de uitdagingen of beperkingen, een essentiële bijdrage levert aan onze gemeenschap. Het gaat verder dan alleen een welkom; het is een bevestiging van ieders waarde en het belang van inclusie. We staan voor een samenleving waarin iedereen, gezien als een uniek schepsel van God, erkend en gewaardeerd wordt. Dit is de kern van wie we zijn en wat we doen bij Adullam.”

Guze verwoordt deze visie treffend: “In de afgelopen jaren heb ik gezien hoe Adullam is gegroeid en veranderd. Onze medewerkers zijn niet alleen werknemers; ze zijn mensen met talent, met wie we vanuit gelijkwaardigheid willen werken. Dit is wat ons richting geeft en hoe we samenwerken. Het gaat erom dat we elkaars talenten erkennen en benutten, wat ons niet alleen als individuen, maar ook als organisatie sterker maakt.”

Vertalen van visie naar organisatie en medewerkers
Bram Prins licht toe dat na een decennium van werken met het begeleidingsmodel ASBM (Adullam-Schutse-Begeleidings-Model), het duidelijk werd dat de rollen en taken van managers, teamleiders en orthopedagogen begonnen te vervagen. Dit leidde tot de noodzaak van duidelijke definities en verantwoordelijkheden. “We realiseerden ons dat, om dit goed aan te pakken, alles helder moet zijn: wie verantwoordelijk is voor wat en hoe we dit aansturen”, zegt Bram. Hierop nodigde Adullam eind 2022 SQALE uit om hen hierin te begeleiden.

Hans Silfhout, adviseur bij SQALE, beschrijft hun aanpak. “We zijn gestart met een ‘grofontwerp’, waarbij we door brainstormsessies de kern van de uitdagingen, behoeften, en knelpunten hebben geïdentificeerd. Vanuit carte blanche beginnen en met elkaar vaststellen hoe de ideale inrichting eruit zou kunnen zien.” Dit mondde uit in een integraal ontwerp voor de organisatie, waarbij niet alleen werd gefocust op rollen en systeemcoaching, maar ook op het vertalen van de visie naar concrete organisatieonderdelen en medewerkers.” Adviseur Michiel Hoogendijk vult aan: “Ondanks de sterke basis in de visie van Adullam en de vertaling daarvan naar het begeleidingsmodel ASBM, was er behoefte aan inzicht in alle lijnen binnen de organisatie en een duidelijk pad vooruit. Het projectontwerp heeft geholpen om al die verschillende lijnen te ontwarren.”

Betrokkenheid creëren
En dan komt de implementatie. “Wat helpt is om projectmatig te werken en structuur aan te brengen. Vaak is dat een kwestie van gewoon starten, een begin maken. Het is echt geen hogere wiskunde, maar de kracht van deze aanpak zit in de eenvoud en de externe perspectieven die we als buitenstaanders meebrachten. Daardoor konden we effectief sturen en structuur aanbrengen.”

Bram Prins benadrukt de inclusieve aanpak van dit proces: “Het is cruciaal om de organisatie bij elke stap te betrekken, van projectgroepen tot klankbordgroepen, om zo draagvlak en betrokkenheid te creëren. Dit heeft niet alleen geresulteerd in nieuwe functiebeschrijvingen en een duidelijkere structuur, maar ook in een hogere waardering van bepaalde rollen, waardoor medewerkers zich erkend en serieus genomen voelen. Dankzij de aanpak van SQALE hebben we een sterk verhaal richting de organisatie. Dat heeft erg geholpen in het implementatieproces.” Guze vervolgt: “Het zorgde voor een breed draagvlak en maakte dat de projecten echt door iedereen gedragen werden. Mensen zagen dat hun bijdragen serieus genomen werden en dat veranderingen niet alleen besproken, maar ook daadwerkelijk geïmplementeerd werden. Ik geloof echt dat door deze aanpak mensen het gevoel kregen dat ze onderdeel zijn van onze visie.”

Het project als organisatie eigen maken
De manier waarop Adullam te werk ging in dit proces heeft Michiel positief verrast. “Elke stap werd met vastberadenheid en zelfstandigheid genomen. Dat helpt ook om het project eigen te maken. Wij kunnen als adviseurs alles uitwerken, maar uiteindelijk moet de organisatie ermee gaan werken. De daadkracht van Adullam is echt de kracht van deze organisatie”, sluit hij af.