In zijn recente blog heeft mijn collega Henk uitgelegd waarom het cruciaal is om eerst een duidelijke organisatiearchitectuur op te stellen voordat je begint met procesoptimalisatie. Met een organisatiearchitectuur bedoelen we een blauwdruk van de organisatie of een deel daarvan. Het doel is om helder te krijgen welke processen essentieel zijn voor het realiseren van de missie, visie en strategie van de organisatie.
In deze blog neem ik je mee in de volgende stap van procesoptimalisatie. Hierbij is onze proceskit een onmisbaar onderdeel in onze manier van werken!
Prioriteren
Na het opstellen van de organisatiearchitectuur zijn de belangrijkste vragen als
1) Welke processen hebben we al en kunnen we optimaliseren? en
2) Welke processen hebben we nog niet en kunnen we inrichten? beantwoord.
Deze inventarisatie helpt ons bij de volgende fase: prioriteren. Aangezien we vaak niet alles tegelijk kunnen doen, is de regel: verbetering komt met kleine stappen. De prioritering wordt mede bepaald door het antwoord op de vragen: welke processen zijn meest bedrijf kritisch? en/of waar wordt het grootste knelpunt(en) ervaren? Met deze processen gaan we als eerste aan de slag!
Proceskit
Dit is het moment waarop onze befaamde proceskit om de hoek komt kijken! Gewapend met brownpaper en post-its gaan wij samen met de medewerkers aan de slag. Dit resulteert niet alleen in een kleurrijke procesplaat, maar ook in enthousiaste reacties. In één oogopslag wordt zichtbaar waar men iedere dag mee bezig is. Het is altijd inspirerend voor ons als organisatieadviseurs om te zien hoe gepassioneerd en gecommitteerd mensen zijn in hun werk! Een belangrijke succesfactor in deze fase is dat medewerkers ook de tijd krijgen om hier hun bijdragen aan te kunnen geven. Het betaalt zich namelijk altijd dubbel en dwars terug!
Optimaliseren
Nadat de huidige processen en knelpunten inzichtelijk zijn gemaakt, werken we toe naar het gewenste proces. Is er sprake van een nieuw proces, dan slaan we deze 1e stap over. Ook in deze fase gaan we de knelpunten prioriteren. We identificeren ‘quick wins’ en knelpunten die een grote opbrengst hebben in relatie tot de benodigde inspanning om ze op te lossen. Afhankelijk van de complexiteit van het knelpunt zoeken we direct een oplossing of maken we gebruik van de A3 (LEAN-methodiek) als het probleem diepgaander onderzocht moet worden.
Resultaat
Bij SQALE vinden we het belangrijk om inzichtelijk te maken wat de resultaten zijn van de procesoptimalisatie. Hoe SMART’er hoe beter! Denk aan snellere doorlooptijden, minder wachttijd in een proces, hogere klanttevredenheid, en ga zo maar door. Het belangrijkste doel van procesoptimalisatie is dat we bij onze klanten een ‘continue verbeteren cultuur’ weten te realiseren. Dat is de beste borging die wij voor ogen hebben en levert ons ook weer een tevreden opdrachtgever op ;-).
Leendert de Gelder
Leendert werkt inspirerend en enthousiasmerend. Hij weet uiteenlopende processen te harmoniseren en te optimaliseren, hij is dé processpecialist.
Door zijn ruime praktijkervaring weet Leendert als geen ander de vertaling en koppeling van theorie naar praktijk te maken.
