Iedere organisatie kent ze wel. De perioden van drukte, het gevoel van verlies aan controle en de chaos dat daaruit voortvloeit. De eerste reactie is vaak: We moeten meer mensen! En als dat niet helpt, volgt: We moeten onze processen optimaliseren!
Gewapend met het LEAN-gedachtegoed, brownpaper en post-its duiken jullie met elkaar een ruimte in om het ideale proces uit te denken en dit te implementeren. Hartstikke nuttig en zinvol. Maar! Er zit nog een cruciale stap vóór het daadwerkelijk optimaliseren van processen. Namelijk, het opstellen van een organisatiearchitectuur.
Een blauwdruk van jouw organisatie
Met een organisatiearchitectuur bedoelen we een blauwdruk van de organisatie (of organisatieonderdeel). Het belangrijkste doel is dat het duidelijk en inzichtelijk wordt welke processen allemaal uitgevoerd moeten worden om de missie, visie en strategie te realiseren. Met andere woorden, een organisatiearchitectuur geeft aan waar jullie als organisatie druk mee zouden moeten zijn, in plaats van waar jullie druk mee zijn.
Essentiële processen in de schijnwerpers
De processen waar jullie als organisatie druk mee zijn komen terug in die organisatiearchitectuur. Echter, hoe drukker een organisatie is, hoe groter de kans dat processen die van essentieel belang zijn voor de organisatie over het hoofd gezien worden. Hoe drukker het is, hoe groter de kans dat we vooral bezig zijn met het blussen van brandjes in de primaire processen, de directe operatie. Terwijl andere, veelal op de lange-termijn gerichte processen te weinig aandacht krijgen. Een organisatiearchitectuur brengt dus in kaart en geeft inzicht waar aandacht voor zou moeten zijn in de organisatie.
Aan de slag met procesoptimalisatie
De architectuur dwingt ons dan vervolgens om de volgende vragen te beantwoorden:
- Welke processen hebben we al en kunnen zo blijven?
- Welke processen hebben we al en kunnen geoptimaliseerd worden?
- Welke processen hebben we nog niet en kunnen we inrichten?
Als bovenstaande drie vragen goed beantwoord zijn, kunnen we pas écht aan de slag met procesoptimalisatie. Hoe je dat dat aanpakt? Mijn collega Leendert de Gelder legt het je graag uit in ons volgende blog.
Ontdek het potentieel
Het ontwerpen van een organisatiearchitectuur kan uitdagend zijn, maar is essentieel om toe te werken naar een gestroomlijnde organisatie. Dus voordat je begint met het verbeteren van je processen, neem eerst de tijd om met elkaar de organisatiearchitectuur onder de loep te nemen. Je zult versteld staan van het potentieel dat je zult ontdekken!
Henk van Rhee
Henk is rustig en analytisch en vraagt door tot de kern. Hij weet een duidelijke structuur aan te brengen en het overzicht te bewaren in de hectiek van alle dag.
