Organisatieontwikkeling

Projectmatig werken

Projectmatig werken; Wat houdt dat in en hoe doe je dat?!

Een opdracht uitvoeren in teamverband wordt al snel een project. Wat is precies een project? Wat is het verschil tussen je ‘gewone’ dagelijkse werk en een project? Wat is een (goede) pro-jectopdracht? Wat staat er allemaal in een projectplan? Deze training geeft een antwoord op deze en andere vragen!

Tijdens deze training leer je de basisvaardigheden van projectmatig werken. Na afloop kan je je projecten herkennen, een duidelijke projectopdracht formuleren. Je krijgt Inzicht in het schrijven van een projectplan. Kortom allemaal concrete stappen om mee aan de slag te gaan.

Voor wie

Deze training is bedoeld voor iedereen die meer wil weten van projectmatig werken. Wil je herkennen wanneer iets een project is of niet en hoe je dit gedegen aanpakt? Dan is deze training voor jou!

Programma

  • Kennismaking
  • Waarom, wat en ‘signaleren projecten’
  • ‘Huisje’ tekenen
  • Concrete opdracht uitwerken
  • Projectbeheersing

Kenmerken

Duur training: 5 uur
Investering: € 345 per deelnemer
Locatie: Locatie of Incompany

"Ik dacht dat we nauwelijks projecten hadden in onze organisatie?! Dat beeld heb ik wel moeten bijstellen na deze training. Dit gaat ons helpen! "

Meer informatie?Meteen aanmelden?

Hans Silfhout
Hans schittert bij het omzetten van ideeën en wensen naar daadwerkelijke uitvoering en realisatie. Projectmatig werken is Hans zijn tweede natuur.

 

 

Arie van Baaren
Arie blinkt uit in het aanbrengen van structuur in een complexe context. Geen project zonder plan en geen plan zonder project.


Timemanagement

Van chaos naar overzicht

Neem jij je het ook iedere dag weer voor? Morgen ga ik het anders doen! Maar hoe?! In deze training krijg je dé handvatten aangereikt om je tijd echt te gaan managen. Deze training geeft je niet alleen inzicht waarom we het vaak lastig vinden om onze tijd goed in te delen en besteden. Je krijgt ook praktisch toepasbare oplossingen om het vanaf nu écht anders te gaan doen! Bepaalt de klok jouw koers of je kompas?

Tijdens deze training leer je je werk prioriteren op zo’n manier dat je niet meer in tijdsdruk komt. Na afloop is je Postvak IN inzichtelijk zonder dat je hoeft te scrollen,  je hebt voor jezelf een structuur bedacht waardoor je e-mails snel kunt afhandelen. Ook heb je inzichtelijk gemaakt of jouw activiteiten overeenkomen met de doelen van jouw functie.  Jij beheert jouw agenda in plaats van dat jouw agenda jou beheert

Voor wie

Deze training is voor iedereen die de baas wil worden over zijn/haar eigen agenda en werkzaamheden.  

Programma

Dag 1

  • Kennismaking
  • Test Zero Inbox
  • Hoe bereik je Zero Inbox in 5 stappen
  • Opstellen stappenplan

Dag 2

  • Klok of Kompas? Waar laat jij je door leiden?!
  • Doe je de dingen goed of doe je de juiste dingen?
  • Wat ga ik morgen juist wel en wat juist niet meer doen?!

Kenmerken

Duur training: 2 dagdelen van 3 uur
Investering: € 475 per deelnemer
Locatie: Op locatie of Incompany

"Het is net als stoppen met roken….je moet het gewoon doen!"

Meer informatie?Meteen aanmelden?

Leendert de Gelder
Leendert heeft door zijn jarenlange ervaring in het begeleiden van teams en vanuit zijn LEAN achtergrond deze timemanagement training ontwikkeld. Structureren is zijn passie!


LEAN-summerschool

Lean Summerschool; Een frisse blik met praktische handvaten

De vakantieperiode goed besteden?! Deze summer school stoomt je helemaal klaar om aan de slag te gaan met procesoptimalisatie volgens de LEAN-verbetermethodiek. Naast de nodige theorie zit de summer school boordevol praktische tips en tools die je direct kunt toepassen. Ook is er ruimschoots de tijd om aan de slag te gaan met jouw eigen casus.

Na het volgen van deze interactieve training op Geenbelt niveau ben je instaat om de vijf LEAN principes te doorgronden, beschik je over de tools om deze principes te integreren in je eigen leven (zowel werk als privé). Heb je meer inzicht in de do’s en don’ts en ben je in staat om de LEAN-theorie feilloos toe te passen op je eigen casus. et het geleerde kan je in concrete stappen aan de slag in de praktijk. Tijdens de workshop is volop ruimte voor interactie, discussie en kennis uitwisseling. De middag wordt afgesloten met een informele borrel. Aan het eind van de cursus ontvang je een praktisch overzicht waarmee jij direct aan de slag kan.

Voor wie

Deze training is bedoeld voor leidinggevenden, projectleiders en medewerkers die aan de slag gaan met het verbeteren van processen. Door het volgen van deze training ben je in staat om je eigen verbetertrajecten succesvol te implementeren met een blijvend resultaat. Dit alles in een periode waar de vakantie zorgt voor een lege(re) agenda!

Programma

Dag 1 

  • Kennismaking
  • Opstellen trainingsdoelen
  • Introductie van de casussen
  • De klant centraal stellen

Dag 2 

  • Probleemanalyse en onderzoek
  • Waarde toevoegen en verspillingen elimineren
  • SMART doelen formuleren
  • Intervisie en reflectie

Dag 3 

  • Oplossingen en prioriteiten
  • Flow en pull aanbrengen
  • Implementeren van verbeteringen
  • Continu verbeteren en resultaten borgen
  • Vieren van successen

Duur training: drie dagen

Investering: € 2.065,- excl. BTW (inclusief het boek “Anders Kijken, Meer Zien”, doe-het-zelf boek voor organisatie inrichting.)

Locaties: Incompany of op locatie in Dordrecht, Barendrecht, Oud Beijerland, Gorinchem, Gouda, Barneveld, Middelharnis, Goes, Doetinchem en Ridderkerk

"Door de summerschool ben ik heel anders naar m’n werk gaan kijken. Wat een verrassende, ontspannen en praktische training!"

Meer informatie?Meteen aanmelden

Onze trainers

Leendert de Gelder

Leendert is LEAN-blackbelt gecertificeerd en heeft diverse (grote) projecten geleid binnen overheid en MKB rondom procesoptimalisatie.

 

 

Maarten van Ginkel 

Maarten is LEAN-greenbelt gecertificeerd en heeft vanuit zijn rol als organisatieadviseur meerdere projecten begeleid waarin de LEAN-methodiek is toegepast.  


Effectief en klantgericht communiceren

Gesprekstechnieken die jou verder helpen

Hoe ga je om met weerstand? Hoe zorg je ervoor dat de ander zich gehoord voelt? En hoe houd je grip op het gesprek waarbij je ook alle ruimte laat aan de ander? Deze training laat zien welke gesprekstechnieken jij kan leren om effectief en klantgericht te communiceren.

Na het volgen van deze training herken je de verschillende niveaus en communicatiestijlen in gesprekken en ben je instaat hierop in te spelen, kan je moeiteloos schakelen tussen inhoud, proces en gevoel. In een gesprek ben je in staat de ander te volgen én het gesprek te leiden. Klantgericht wordt niet meer klantgezwicht

Voor wie

Deze training is bedoeld voor medewerkers die in contact staan met de klanten van de organisatie. Maar ook voor iedereen die effectiever wil worden in de communicatie, wil leren omgaan met weerstand of de grip wil blijven houden op de gesprekken.

Programma

Tijdens deze middag ga je,  na een theoretisch gedeelte over gesprekstechnieken, waarin je de verschillende niveaus in gesprekken leert herkennen, leert schakelen tussen inhoud, proces en gevoel en kennismaakt met verschillende communicatiestijlen, zelf aan de slag. Door middel van rollenspellen gaan we oefenen. Tijdens deze oefensessies is er voldoende ruimte voor feedback en reflectie. Je gaat naar huis met de theoretische basiskennis en een persoonlijk ontwikkelplan. De middag wordt afgesloten met een informele borrel. Aan het eind van de cursus ontvang je een praktisch overzicht waarmee jij direct aan de slag kan.

Kenmerken

Duur training: 1 dagdeel

Investering: € 430,- excl. BTW (Inclusief het boek “Anders Kijken, Meer Zien”, doe-het-zelf boek voor organisatie inrichting)

Locaties: Incompany of op locatie in Dordrecht, Barendrecht, Oud Beijerland, Gorinchem, Gouda, Barneveld, Middelharnis, Goes, Doetinchem en Ridderkerk

"Wat verrassend dat je met zulke simpele tools zo’n groot verschil kunt maken."

Meer informatie?Meteen aanmelden

Onze trainers: 

Leendert de Gelder

 

 

 

 

Maarten van Ginkel


Vrijwilligers vinden, binden en boeien met Veiligheidsregio Gelderland-Zuid

Hoe gaan we ervoor zorgen dat we in de toekomst voldoende vrijwilligers behouden? De vraag waarmee Annemieke Bloemendaal, Manager Brandweer bij Veiligheidsregio Gelderland-Zuid, bij SQALE terecht kwam. Samen met adviseurs Arie van Baaren en Maarten van Ginkel ging een project van start om een beweging op gang te krijgen: de verbinding tussen posten en vrijwilligers versterken en meer begrip voor elkaars perspectief krijgen.

Belevingsavonden

Dat alles werd samengevat in ‘Operatie VLAM’. VLAM staat voor Vrijwilligheid is van Levensbelang voor ons Allemaal voor nu en (over)Morgen. Na het opstellen van een feitenbeeld en plan van aanpak, waarin het probleem in detail in kaart werd gebracht, werden ook de vrijwilligers bij het proces betrokken. Arie: “Daarvoor organiseerden we twee ‘belevingsavonden’, vooral om te toetsen of onze bevindingen herkend werden door de vrijwilligers en hen de ruimte te bieden hun eigen ideeën in te brengen.”

Volgens Annemieke is deze check een essentieel onderdeel in het proces. “Het feit dat je met vrijwilligers werkt, geeft een andere dynamiek. Het gaat niet zomaar over het werk van iemand, maar je komt in veel gevallen ook aan de hobby van een persoon. Daarom is het juist zo belangrijk om de check te doen of het klopt wat we hadden opgehaald in de feitenfase. Vanuit de vrijwilligers werd dit ook gewaardeerd. Zij hadden hierdoor het gevoel dat het probleem erkend werd door het bestuur en dat ze serieus genomen werden.”

“Door regionalisering van de Veiligheidsregio’s ervaarden veel vrijwilligers dat een stuk vrijheid en autonomie beperkt werd”, legt Annemieke uit. “Met SQALE zijn we eigenlijk een tegengestelde weg ingegaan. We stelden een kader centraal, communiceerden duidelijke richtlijnen, maar daarbinnen is heel veel mogelijk. Met die instelling zijn we in gesprek gegaan met elkaar.”

Vertrouwen winnen

Arie bewondert de rol van Annemieke in het proces. “Doordat Annemieke eerlijk en duidelijk is, weten mensen ook wat ze aan haar hebben. Als je een organisatie in beweging zet, is het nodig dat er een kartrekker is. Iemand die er staat, die eerlijk is over wat wel en niet kan en laat zien wat de verandering betekent voor jou als individu. Annemieke wist heel duidelijk te maken dat ze net als de vrijwilligers het beste voor de brandweer zoekt. Dat is ook de reden dat mensen er zo positief op reageren.”

Het vertrouwen winnen was misschien wel één van de grootste uitdagingen, volgens Annemieke. “In het begin wist ik dat we 10-0 achterstonden, omdat er weinig vertrouwen was. Het is ook best ingewikkeld als iemand die niet uit de regio komt, gaat vertellen hoe we het in de toekomst gaan doen. Naast dat mijn eigen verleden als brandweervrouw heeft geholpen om goodwill te kweken, heeft ook de samenwerking met SQALE het vertrouwen een boost gegeven. Dat komt omdat we lieten zien wat we deden: de procesgang was helder, we gaven steeds tussentijds terugkoppeling en hielden ons aan afspraken die we met elkaar maakten. Dat heeft enorm geholpen om mensen mee te krijgen in de verandering.”

Resultaten delen

Operatie VLAM werd afgerond op een creatieve manier: met een sporttas. Maarten: “Alle vrijwilligers kregen een sporttas mee, omdat corona een fysieke laatste belevingsavond in de weg stond. De sporttas moest staan voor iets tastbaars, daadkracht van begin tot eind. In de tas zijn de (soms symbolische verwijzingen naar) resultaten van het project meegenomen met een toelichting wat er met de gegeven input is gedaan. Dat vonden we belangrijk, omdat we hiermee lieten zien dat die input serieus genomen is. En dat er concrete resultaten geboekt zijn.”

Dat VLAM een succes is geworden, blijkt wel uit het feit dat er nog vaak over gesproken wordt. Annemieke: “Sterker nog, de 24-uursdienst heeft ook interesse gekregen in eenzelfde project. Dat vind ik wel het mooie aan het proces. Het heeft ook anderen die dit vanaf de zijlijn hebben gezien, enthousiast gemaakt. Er is iets in gang gezet in de hele organisatie, ook bij de andere afdelingen in de organisatie.”

Het grootste winpunt? “Dat in de organisatie het besef is geboren dat die vrijwilliger een andere aanpak nodig heeft dan iemand met een kantoorfunctie van negen tot vijf. Dat kwartje is gevallen.

"Alle resultaten in een sporttas op de brandweerkazerne bezorgd."

Samen de uitdaging aangaan?

Contact

Arie van Baaren

Arie blinkt uit in het aanbrengen van structuur in een complexe context. Hij stimuleert samenwerking een neemt mensen mee.

Meer informatie

Maarten van Ginkel

Maarten zorgt voor een helder, visueel onderbouwt overzicht. Waar Maarten komt gebeurt iets. Hij vraagt door tot de kern bereikt is.

Meer informatie?

Dynamisch Organiseren

Dynamisch Organiseren

Dé oplossing voor opgavegericht werken binnen gemeenten.

Dynamisch Organiseren is een methode om anders te kijken naar de balans tussen het werken aan opgaven en het uitvoeren van regulier werk. Niet langer ‘u vraagt, wij draaien’, maar projectmatig werken op een andere manier organiseren. Enerzijds door de inrichting en processen aan te pakken, maar vooral door mensen in hun kracht te zetten.

De kracht van Dynamisch Organiseren

  • Opgaven: We brengen de huidige situatie in kaart. Wat zijn de huidige opgaven, wat loopt lekker en waar schuurt het?
  • Rollen: Rollen geven ruimte. Door te werken vanuit rollen werken je teamleden vanuit hun talent en vaardigheden.
  • Capaciteit: Matchmaker tussen werk dat gedaan moet worden en de teamleden/rollen die beschikbaar zijn.
  • Planning: We maken opgaven inzichtelijk door continu te monitoren.

Meer weten over Dynamisch Organiseren? Bezoek onze pagina of neem meteen contact met ons op.

Dynamisch OrganiserenContact

Onze adviseurs:

Hans Silfhout

Hans schittert bij het omzetten van ideeën en wensen naar daadwerkelijke uitvoering en realisatie. Hans werkt enthousiasmerend en slecht alle barrières.

Meer informatie

Erica Corbijn-Vermeulen

Erica is resultaat gericht maar verliest het menselijke aspect nooit uit het oog. Ze creëert overzicht in complexe situaties door analytisch te denken.

Meer informatie

Processen saai? Integendeel!

Volgens Huibert van Dis, Sectormanager Strategie & Bedrijfsvoering bij Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant, heeft de creatieve aanpak van SQALE geholpen om het werken met processen en stuk leuker te maken. De Veiligheidsregio kwam twee jaar terug uit een doorontwikkelingstraject. Een nieuw fundament was gelegd, maar de processen moesten nog gestroomlijnd worden. Hét vertrekpunt van het project waar de organisatie samen met SQALE mee aan de slag ging.

“Ik kwam hier anderhalf jaar geleden binnen en zag kansen liggen”, vertelt Huibert. “In 2021 werd de reorganisatie van de Veiligheidsregio afgerond met een aantal speerpunten, waaronder een wendbare en flexibele organisatie zijn en integraal werken. Dat is heel mooi, maar die begrippen moeten wij als sector ook laden. Wat versta je daaronder? Samen aan de slag om processen scherper in beeld te krijgen en van daaruit de stap te maken naar automatisering. De Veiligheidsregio’s bestaan inmiddels bijna tien jaar. In de eerste jaren lag het accent voornamelijk op de primaire processen. Nu is het tijd om een vervolgstap te maken en de bedrijfsvoering op een meer professionele manier te organiseren; de klant vanuit de bedrijfsvoering zodanig faciliteren dat alles soepel verloopt. Dat is onze stip op de horizon.”

“Ik kwam hier anderhalf jaar geleden binnen en zag kansen liggen”

Scherp zijn en doorvragen

Daar gaan een aantal stappen aan vooraf. Samen met Leendert de Gelder, organisatieadviseur bij SQALE, werden klantpanels georganiseerd om behoeften op te halen, processen in kaart gebracht en verspillingen inzichtelijk gemaakt. Leendert: “Het is goed om af en toe boven je werk te gaan staan en na te denken over de vraag: waarom doen we dit nu eigenlijk op deze manier? We halen mensen uit de waan van de dag en laten ze op een andere manier naar hun werk kijken. Het is mijn rol als projectleider om scherp te zijn en door te vragen. Vaak blijkt een probleem dan ergens anders te liggen dan het eerste oog doet vermoeden. Consequent doorvragen resulteert in een oplossing die ook écht een oplossing is van het probleem.”

Huibert is enorm enthousiast over de aanpak. “Het werken aan en met processen kan snel saai zijn. Die ervaring heb ik eerder ook gehad. Het is de reden dat een project het niet haalt en doodbloedt. Mensen vinden het niet leuk. Dat heb ik nu heel anders ervaren met SQALE. Neem als voorbeeld de klantpanels. Dat deden we in de vorm van een online arena met klanten, waarbij aan medewerkers van de sector bedrijfsvoering gevraagd werden zich te verplaatsen in de klant en open te staan voor hun feedback. Dat kan best spannend zijn. Maar ook enorm waardevol hebben we gemerkt. Mensen praten er nu nog over en staan ervoor open om nog eens een panel te organiseren, omdat het zo verhelderend werkt. De workshops waren soms echt een openbaring.”

Twee sporen

Samen met SQALE werd een dienstverleningsvisie opgesteld, een document waarin uitgangspunten van de processen glashelder staan uitgelegd en waar de organisatie altijd op terug kan vallen. Daarnaast is er volgens Leendert ook het cultuuraspect. “We kunnen processen nog zo mooi uitwerken, maar als de mensen er niet in meekomen ga je het doel voorbij. Dan is alle tijd en energie voor niks geweest. Het ‘What’s in it for me’-principe moet afgedicht zijn voor iedereen in de organisatie. Daarnaast vind ik het als projectleider belangrijk om te investeren in proceseigenaren, zodat de verandering geborgd is. Je wilt dat mensen vanuit intrinsieke motivatie blijven verbeteren. Op zo’n manier dat ze het niet als een last zien, maar het leuk vinden om mee bezig te zijn. Daaraan besteden we net zo veel aandacht als aan de processen zelf. Mijn uitgangspunt is altijd: als ik hier over twee jaar terugkom, dan wil ik die beweging nog steeds zien.”

Huibert vult aan: “We hebben twee sporen bij elkaar gebracht in dit project. De technische kant van de processen én de mindsetverandering bij mensen. De visie die je hebt moet in de hoofden van mensen gaan leven. Ik merk aan de vragen van mensen dat de boodschap begint te landen. Dat is mooi om te zien.”

Steeds slimmer

Het optimaliseren van de processen komt ook andere projecten ten goede. “We hebben behoorlijk wat projecten en ontwikkelingen lopen door de organisatie heen. Ik zie kansen ontstaan om die ontwikkellijnen ook onderling steeds meer op elkaar af te stemmen. Al die ontwikkellijnen raken ook weer de processen. Zo komen heel veel dingen samen. We gaan het spelletje steeds slimmer spelen met elkaar, mede dankzij de begeleiding van SQALE.”

Die complimenten zijn wederzijds, besluit Leendert. “Het is bewonderingswaardig hoe Huibert en zijn collega’s hierin geloven en doorgepakt hebben. Het succes van dit soort projecten hangt af van commitment. En je successen vieren tussentijds. Veranderen doe je door kleine stappen te maken en weer door te gaan.”

Samen het gesprek aangaan?

Contact

Leendert de Gelder

Leendert werkt inspirerend en enthousiasmerend. Hij weet uiteenlopende processen te harmoniseren en te optimaliseren, hij is dé processpecialist.

Door zijn ruime praktijkervaring weet Leendert als geen ander de vertaling en koppeling van theorie naar praktijk te maken.

Meer informatie

Maarten van Ginkel

Maarten zorgt voor een helder, visueel onderbouwt overzicht. Waar Maarten komt gebeurt iets. Hij vraagt door tot de kern bereikt is.

Meer informatie?

Robin van Genderen

Robin zorgt voor overzicht waar het onoverzichtelijk is. Hij is enthousiast en zorgt dat iedereen betrokken wordt.

Meer informatie


Indicatoren sociaal domein

Persoonlijk leiderschap

Zeven eigenschappen die jou succesvol maken

Ben jij altijd proactief, heb je een duidelijk doel en weet je alles perfect te prioriteren? Heb je de juiste mindset, kun je écht luisteren en creëer je altijd synergie? Bezit jij alle eigenschappen die nodig zijn om jezelf en je omgeving te ‘overwinnen’? In deze training gaan we samen aan de slag om jou je laten groeien als professional en als mens. Daarbij richten we ons niet in de eerste plaats op korte termijn successen maar op langdurig resultaat.

Na het volgen van deze training heb jij je eigen persoonlijk missionstatement. Kort maar krachtig weet je te verwoorden wie je bent en waar je naartoe werkt. Je bent en blijft de baas over je eigen agenda. Je weet rust en controle over je leven te bewaren. In moeilijke situaties weet jij hier win-win situaties te creëren. Zo pas je zeven eigenschappen toe die jou succesvol maken.

Voor wie

Deze training is bedoeld voor iedereen die (nog) effectiever wil worden in het behalen van resultaten. Je neemt je (on)bewuste daily habits onder de loep om zo helemaal in balans te zijn.

Programma

Dag 1

  • Kennismaking
  • Van reactief naar proactief
  • Doelen stellen en prioriteren
  • Diner
  • Jezelf overwinnen
  • Schrijven van een mission statement

Dag 2

  • Reflectie en intervisie
  • Win-win denken
  • Eerst begrijpen, dan begrepen worden
  • Synergie creëren
  • Houd de zaag scherp
  • Diner
  • Afsluiting

Kenmerken

Duur training: 2 middagen en/of avonden
Investering: € 1.000 per deelnemer (exclusief diner)
Locatie: Incompany of op locatie

"De training heeft mij echt geraakt. Ik sta nu heel anders in het leven."

Meer informatie?Meteen aanmelden?

Delegeren MOET je leren!

Bij veel bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf waar we mee mogen samenwerken is er een directeur-grootaandeelhouder (DGA) die veel werk op zijn of haar bordje heeft. Niet verrassend aangezien een DGA doorgaans enorm begaan is met zijn of haar bedrijf en soms zelfs aan de wieg daarvan heeft gestaan. Ze worden gewenst en ongewenst bij allerlei zaken betrokken, worden gebruikt als alwetende vraagbaak en worden geacht de brandjes te blussen die her en der gedurende dag ontstaan; het hele reilen en zeilen van het bedrijf is gestoeld op de DGA. Nu hebben wij helemaal niets tegen een DGA die betrokken is, alle ins-en-outs van zijn of haar bedrijf kent en zich daar met ziel en zaligheid voor inzet. Maar we zien wel de gevaren van een DGA die overal over gaat. 

"Zonder een duidelijk beeld van de richting van het bedrijf is die namelijk stuurloos, vervalt het snel in oude patronen en staat het stil."

Richten, inrichten en verrichten

Het gaat namelijk mis als de DGA opgeslokt wordt door de dagelijkse gang van zaken, het operationele niveau (= verrichten), en daardoor geen tijd heeft voor zaken op het tactische (=inrichten) en strategische niveau (=richten). We komen veel bedrijven tegen waar de waan van de dag alle aandacht opeist. Er is in zulke bedrijven nauwelijks aandacht is voor het richten van het bedrijf, het uitstippelen van de lange-termijn koers, en dus vanzelfsprekend ook niet voor het inrichten van het bedrijf in lijn met de koers. En hoewel dat op de korte termijn waarschijnlijk niet direct voor problemen zorgt, is de kans groot dat dat op de lange termijn wel een probleem wordt. 

 

Zonder een duidelijk beeld van de richting van het bedrijf is die namelijk stuurloos, vervalt het snel in oude patronen en staat het stil. En met alleen een richting ben je er nog niet. Er moet ook aandacht zijn voor het vertalen van de strategische keuzes naar het tactische niveau: hoe kunnen we het bedrijf het beste inrichten om de stip op de horizon te bereiken? Om oog te hebben voor dit soort vraagstukken is het in veel bedrijven uit het MKB nodig dat de DGA, jawel, delegeert… Dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan, maar maak jezelf misbaar voor de dagelijkse operatie! 

 

Betekent dit dat een DGA zich helemaal niet met de operatie bezig mag houden? Dat hangt sterk af van de grootte van het bedrijf. Heb je 10 man in dienst? Dan kun je als DGA waarschijnlijk het bedrijf richten, inrichten en een gedeelte van het werk in het primaire proces verrichten. Maar hoe meer mensen je aan hebt te sturen, hoe meer je focus zou moeten liggen op het strategische en tactische niveau, tot het punt dat je je eigenlijk alleen nog met strategische vraagstukken bezighoudt en anderen in het bedrijf ook het tactische niveau voor hun rekening nemen (denk bijvoorbeeld aan een managementteam). 

 

Om zaken te delegeren is het cruciaal dat er capabele medewerkers in het bedrijf zijn die taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden op kunnen pakken. Daarnaast moet de DGA zelf wel kunnen delegeren… 

Delegeren kun je niet alleen leren, delegeren moet je leren! 

Henk van Rhee

Henk is rustig en analytisch en vraagt door tot de kern. Hij  weet een duidelijke structuur aan te brengen en het overzicht te bewaren in de hectiek van alle dag.

Meer informatie


Van de grote lijnen naar concrete uitwerking

In 2019 werd de Gemeente Hoeksche Waard tot leven geroepen, vijf gemeenten en drie gemeenschappelijke regelingen die samengevoegd werden tot één grote organisatie. Voor de buitendienst betekende dat een herindeling en verhuizing naar een centraal pand. Op advies van Marc Kickert, teamleider Beleid en Beheer Openbare Ruimte bij Gemeente Hoeksche Waard, werd de hulp ingeschakeld van Robin van Genderen, organisatieadviseur bij SQALE om het veranderproces te ondersteunen en begeleiden. We ontmoeten Marc en Robin op de nieuwe centrale locatie die inmiddels twee maanden open is.

“De buitendienst is een servicegerichte afdeling en onderhoudt de complete buitenruimte van de gemeente Hoeksche Waard”, vertelt Marc. “Tweeënhalf jaar geleden zijn we van vijf buitendiensten naar één gegaan, een groot traject waar veel onderdelen samenkomen: de gemeenteraad, gebouwen, personele zaken, arbeidsvoorwaarden, etc. Er gaat ineens heel veel veranderen voor de mensen in het werkveld. De uitdaging was om deze mensen mee te nemen in het proces. Sommigen werkten misschien wel twintig jaar lang voor een gemeente op een bepaalde werkwijze. Dan is deze samenvoeging een grote ommezwaai.”

Door samenvoeging naar één buitendienst veranderden niet alleen functies, ook de structuur van de buitendienst veranderde. “Je gaat op grotere schaal werken en dat betekent ook anders de markt op en met andere partijen samenwerken. Waar een medewerker vroeger de verantwoordelijkheid had voor drie dorpen, is dat gebied nu veel groter. Dat vereist een andere manier van werken, meer uitbesteden en zaken uit handen geven. Dat is voor veel mensen wennen.”

“Je gaat op grotere schaal werken en dat betekent ook anders de markt op en met andere partijen samenwerken. Dat vereist een andere manier van werken, meer uitbesteden en zaken uit handen geven. Dat is voor veel mensen wennen.”

Klankbordgroep

Robin is vanaf het begin betrokken geweest bij het project. “In de eerste fase hebben we de grove lijnen geschetst: waar wil de buitendienst naartoe en wat zijn de plannen voor huisvesting? Dat deden we met een projectgroep en een klankbordgroep om zoveel als mogelijk mensen te betrekken en draagvlak te creëren en te behouden. Later ontstond er een fijn ontwerp, waarin de grove lijnen zijn uitgekristalliseerd en er concrete keuzes gemaakt werden over huisvesting. De keuze viel op de huidige centrale locatie met een aantal steunpunten.”

 

Om het ideaalplaatje werkbaar te maken, moeten de plannen onderweg in het proces wel eens genuanceerd worden, volgens Marc. “Zo is er bijvoorbeeld een steunlocatie gekomen op een plek die niet in de planning stond. Die locatie was voor het proces niet de beste keuze, maar voor de mensen en het werk wel. Dat is voor mij het belangrijkste. In een reorganisatie hoor je mensen mee te nemen in het proces. Niet overal hebben zij een keuze, maar waar dat wel mogelijk was, hebben we zoveel mogelijk gekeken hoe we kunnen bijschaven om het werk voor mensen prettiger te maken. Je kunt niet iedereen tevreden stellen, maar er zijn veel mensen die wél blij zijn met de verandering. Die zien hun werk uitdagender worden.”

 

Hobbels wegnemen

De stap naar de nieuwe locatie was voor sommige medewerkers een hobbel. Robin: “Deze locatie is nu twee maanden open. Sommige mensen hikten er heel erg tegenaan om vanuit deze locatie te gaan werken. Inmiddels is die hobbel genomen, zijn we hier gestart en merk je dat bij veel mensen een zorg is weggehaald en ze hun weg weer gevonden hebben.”

“We hebben er ook wel voor gezorgd om zo min mogelijk hobbels te creëren”, vult Marc aan. “Een nette kantine, goede werkplekken, en dergelijke. We wilden dit goed neerzetten om ervoor te zorgen dat mensen zo snel mogelijk kunnen wennen aan de nieuwe situatie. Daar hoorde bijvoorbeeld ook een openingsfeest met een barbecue bij om mensen zich snel thuis te laten voelen en de hobbels weg te nemen.”

 

Van theorie naar praktijk

Marc kijkt positief naar de bijdrage van Robin in het proces. “Hij is er van begin tot eind bij geweest, van het samenvoegen van de buitendienst tot de keuze voor de nieuwe locatie en het pand dat daarbij hoort. De kracht van Robin is dat hij van structuren en theorie, ook de vertaling kan maken naar de praktijk. Sommige zaken lijken makkelijk zakelijk op te lossen, maar ook daar zit een dynamiek achter en mensen die ermee te maken hebben. Het maakt de rol van Robin uniek dat hij die mensen ook al tweeënhalf jaar volgt en vanuit die relatie met ze samenwerkt.”

Het project was voor Robin ook een leervolle ervaring. “Om van de grote lijnen naar concrete uitwerking te gaan was voor mij heel leerzaam. Juist het realiseren van de plannen heeft me veel energie gegeven. En ook extra doen beseffen dat een ontwerp op papier concreet iets gaat betekenen voor de mensen die ermee gaan werken. Het maakt dat ik wat voorzichtiger ben geworden en nog meer het belang inzie van het meenemen van mensen in de plannen die je maakt.”

Samen naar uw organisatie kijken?

Contact

Robin van Genderen

Robin zorgt voor overzicht waar het onoverzichtelijk is. Hij is enthousiast en zorgt dat iedereen betrokken wordt.

Meer informatie