Op 1 januari 2019 werd de Gemeente Hoeksche Waard tot leven geroepen, vijf gemeenten en drie gemeenschappelijke regelingen die samengevoegd werden tot één grote organisatie. En dat is voor mensen wel even wennen. Je hoort bij een organisatie die opeens niet meer uit 100 man bestaat, maar uit 750. Barbera Silvis, gemeentesecretaris bij de Gemeente Hoeksche Waard, riep de hulp in van Hans Silfhout, adviseur bij SQALE om projectmatig te gaan werken.

Barbera merkte dat de meeste mensen gewend waren om in een kleine organisatie werken. “Dat is echt anders, omdat je dan in de wandelgangen even snel contact kan maken met elkaar. In een grotere organisatie moet je verschillende partijen aan tafel brengen die je ook nog niet kent.” Hoe zorg je ervoor dat mensen wel met elkaar kunnen samenwerken ook al kennen ze elkaar niet? De vraag waarmee Barbera bij Hans kwam.

Ordeningsmechanisme
Hans begeleidde de eerste stappen naar projectmatig werken. Een pop-upteam onderzocht hoe projectmatig werken het beste vormgegeven kom worden en stelde een handboek op dat ook voorgelegd werd in het teammanagersoverleg. “Hans heeft daarmee ook heel goed de teammanagers aan zich weten te binden”, vertelt Barbera. “Ik zie het als een ordeningsmechanisme. Het zorgt ervoor dat je zakelijker, effectiever en efficiënter werkt. Als je goed projectmatig werkt, kun je samenwerken en weet je ook resultaten te boeken. Belangrijk is om met elkaar een helder beeld te krijgen wat projectmatig werken dan precies inhoudt, dat vervolgens goed tussen de oren te krijgen van iedereen en als laatste ervoor zorgen dat het ook geborgd wordt. Als Hans stopt moeten er nog steeds mensen zijn die dat projectmatig werken blijven aanjagen.”

“Ik zie het als een ordeningsmechanisme. Het zorgt ervoor dat je zakelijker, effectiever en efficiënter werkt. Als je goed projectmatig werkt, kun je samenwerken en weet je ook resultaten te boeken."

Helderheid en overzicht
In een nieuwe organisatie met een nieuw bestuur ligt er altijd de uitdaging om de bestuurlijke ambities en de werkelijkheid samen te brengen. Onderdeel van het opzetten van projectmatig werken was daarom ook kijken naar capaciteitsplanningen. Barbera: “Ik wilde heel vroeg in het proces al dat teammanagers en directie feitelijke informatie in handen hebben, of we het nu te druk hebben of niet. Niet dat je tegen een college moet zeggen: we hebben het gevoel dat we het te druk hebben en we kunnen jullie ambities niet uitvoeren. Je moet er gesprek over kunnen voeren op basis van feiten.” Barbera benadrukt de waarde van Hans in dit proces. “Hans heeft hier heel goed werk in verricht. Door middel van gesprekken heeft hij in kaart gebracht welke projecten er zijn per team, wat de beschikbare capaciteit is en waar het dus knelt. Op het moment dat mensen voelen dat ze daarin serieus genomen worden, helpt dat enorm. Het geeft helderheid en overzicht. En dat geeft weer energie om eraan te gaan werken.”

Positieve mindset
Barbera ziet dat de mindset in de organisatie merkbaar is veranderd en hoort positieve geluiden. “Mensen vinden het leuk en belangrijk om op die manier te werken. Hans kijkt ook echt naar inrichtingsvraagstukken. Het is geen theoretisch model, maar hij benadert het vanuit de inhoud. Met de teammanagers kijkt hij hoe dingen in elkaar zitten en komt op basis daarvan met een oplossing. Omdat hij dat vanuit de mensen en de praktijk doet, beklijft dat ook. Mensen zien dat het werkt en dat het iets toevoegt.”

Hans Silfhout

Hans schittert bij het omzetten van ideeën en wensen naar daadwerkelijke uitvoering en realisatie. Hans werkt enthousiasmerend en slecht alle barrières.

Meer informatie