Wisselend kijken, veel meer zien! Geen tunnelvisie, maar panoramaview...

Je verplaatsen in andermans schoenen 

De les van achterliggende periode voor mij is dan ook een verbastering van de boektitel: door wisselend te kijken, ga je veel meer zien. Verplaats je in andermans schoenen en wissel van perspectief. Doe dat van topmanagement tot werkvloer, maar ook in een groep met een diversiteit aan specialismen en je zult elkaar beter begrijpen en gemakkelijker kunnen sturen op optimale resultaten. Dit is elke dag weer nodig en vergt oefening. Het op verschillende manieren kijken naar de werkelijkheid wordt nog te vaak vergeten en daardoor zijn suboptimale uitkomsten meer regel dan uitzondering. Het belang van wisselend kijken zal ik toelichten met enkele anekdotes uit mijn werkpraktijk. Eén van mijn projecten is het begeleiden van een harmonisatie van vijf verschillende teams. Elk team heeft eigen huisvesting. Onderdeel van de harmonisatie is het centraliseren van de huisvesting door één van de bestaande panden te verbouwen en enkele panden af te stoten.  

Een brede blik voor een integrale aanpak 

Wisselend kijken blijkt van groot belang tijdens vergaderingen van een projectgroep die de verbouwing tot een goed einde moet brengen. Het is een multidisciplinaire projectgroep, van facilitair adviseurs tot ICT’ers. Ieder handelt vanuit de eigen expertise en is een bevlogen specialist! Dat is een voordeel, maar ook een risico voor het eindresultaat waarbij niet alleen het deel, maar juist het geheel telt. Het geheel is immers meer dan de som der delen. Ter illustratie: de ICT’er wil dat de bekabeling van de beste kwaliteit is en van een specialistische leverancier komt die specifieke gecertificeerde bekabeling levert. De consequentie is dat er een budgetoverschrijding ontstaat op de post ICT, want de hoofdaannemer had de bekabeling tegen een veel lagere prijs kunnen leveren. Vanuit de liefde voor het eigen vak heeft de betrokken ICT’er echter voor de veel duurdere partij gekozen. De lering die ik heb getrokken: als projectleider had ik bewust moeten zijn van het feit dat de projectgroep bestaat uit specialisten die liefde hebben voor hun vak, maar daardoor ook enigszins verkokerd de opdracht kunnen interpreteren. Door aan de voorkant helder te maken dat we moeten sturen op het geheel had gedeeld eigenaarschap van en samenwerking rondom de totale verbouwopgave beter vormgegeven kunnen worden.  

Iedereen moet gehoord worden 

Dat je door wisselend kijken veel meer kunt zien, blijkt ook als ik in gesprek ga met een medewerker. Eén van de vijf panden is reeds gesloten en het team dat daar werkzaam was, werkt nu vanuit het pand dat wordt verbouwd. Op managementniveau hebben verschillende vergaderingen plaatsgevonden en alles leek geregeld en goed te zijn verlopen. Tijdens het gesprek met de desbetreffende medewerker kwam me echter ter ore dat we diverse steken hebben laten vallen. Op de eerste dag dat het team vanuit het verbouwde pand zou gaan werken, stond het team in alle vroegte voor een gesloten deur. Ze hadden de code van het alarm niet ontvangen en geen sleutels om het pand te betreden. Op basis van de gesprekken op managementniveau leefde ik in de veronderstelling dat de voorbereidingen goed waren gegaan en de uitvoering goed was verlopen. Uit het gesprek blijkt dat we te veel op hoofdlijnen hebben gezeten, waardoor zowel voorbereiding en uitvoering gebrekkig zijn geweest. De les: betrek altijd de werkvloer en ga en blijf in gesprek met medewerkers van topmanagement tot werkvloer. Op die manier wordt het verhaal completer en hadden suboptimale uitkomsten voorkomen kunnen worden. 

Aansluiten bij de leefwereld van de ander: het succes  

Na deze opgedane leerervaringen blijkt het toepassen van het wisselend kijken bijzonder effectief. Het verbouwde pand wordt voorzien van een modern toegangssysteem waarbij toegang tot het pand en de verschillende ruimtes verkregen kan worden middels een app op de smartphone. Om het systeem werkend te maken, ontvangen medewerkers vooraf een bericht met het verzoek een app te installeren. Een facilitair medewerker stond op het punt de medewerkers te mailen, maar toen was het tijd om op de rem te trappen. Medewerkers zijn vooraf nog niet geïnformeerd. Met de opgedane kennis in de achterliggende tijd weet ik vrij goed hoe het team in elkaar steekt. Het zijn praktische mensen die niet allemaal beschikken over een smartphone. Daarnaast is het nieuwe systeem nog niet aangekondigd en weet ik uit ervaring dat niet goed aangekondigde veranderingen zonder een gedegen uitleg weerstand en veel vragen oproepen. Vanuit het perspectief van de buitendienstmedewerker begrijp ik dit en ik heb de facilitair medewerker hierin meegenomen. In overleg hebben we ervoor gekozen een ander communicatieproces te bewandelen en de berichtgeving anders in te steken. Op die manier hebben we veel vragen, onduidelijkheid en weerstand op voorhand ondervangen.  

De uitdaging samen aangaan 

Zo zijn er tal van voorbeelden die het belang aantonen van wisselend kijken en diversiteit in zienswijzen en perspectieven. Wat vanuit je eigen perspectief en positie logisch lijkt, is dat voor een ander vaak niet. Naast dat wisselend kijken noodzakelijk is, is het ook ontzettend interessant, leerzaam en verrijkend. Je zult de vruchten ervan snel plukken! Dat maakt bovenstaande casuïstiek wel duidelijk. Laten we hier lering uit trekken en de daad bij het woord voegen! We gaan het samen aan!