Ze zijn overal anders en kunnen veel om het lijf hebben: besluitvormingsprocessen. Iedere partij moet op het juiste moment worden geïnformeerd, bevraagd en meegenomen. Belangrijk dus dat iedereen op de hoogte is van de structuren die gevolgd worden. SQALE-adviseur Hilde Ophoff-Hardeman en Algemeen Directeur van de DG&J Eveline Schurink blikken terug op een intensief maar succesvol implementatieproces dat voor verheldering, overzicht en houvast zorgde.

Bestuurlijke besluitvorming

“De DG&J – Dienst Gezondheid en Jeugd – is een gemeenschappelijke regeling van de tien gemeenten in Zuid-Holland-Zuid,” legt Eveline uit. “Hier worden vier taken samengebracht: GGD, Veilig Thuis, Serviceorganisatie Jeugd ZHZ en Leerplicht.” Toen de directiesecretaris uitviel, kwam er een tijdelijke plek vrij op deze functie. Daarnaast was er behoefte aan procesverbeteringen op het vlak van bestuurlijke besluitvorming. Eveline: “Ik wist dat SQALE adviseurs heeft met ervaring in de rol van directiesecretaris. Vanuit deze wetenschap en mijn eerdere ervaringen met SQALE besloot ik hen in te schakelen.”

Hilde ging als directiesecretaris aan de slag bij DG&J en begon naast de dagelijkse werkzaamheden aan procesmatige verbetering en doorontwikkeling. “Daarbij moet je denken aan zowel interne als externe besluitvormingsprocessen. Deze sloten niet altijd even goed op elkaar aan, maar zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden in de overkoepelende bestuurlijke besluitvorming. Het was belangrijk dat er soepele en volledige afstemming met de tien gemeenten kwam en dat overal de juiste processen doorlopen werden.”

Implementatie van organisatiestructuur

Er was al een interne organisatiewijziging in gang gezet door Eveline. De implementatie daarvan hoorde bij Hildes takenpakket. De implementatie van de organisatiestructuur betekende ook een nieuwe inrichting, met een nieuwe mandaatregeling. Hierover bestonden verschillende beelden onder medewerkers. “We hebben dit beeld strakgetrokken, zodat voor iedereen duidelijk was wat het betekende. Zo hebben we groepssessies georganiseerd om meer betrokkenheid onder medewerkers te creëren, gezorgd voor doorleving met het bespreken van voorbeeldsituaties, een infographic opgesteld en regelmatig op de inhoud getoetst. Op deze manier kon iedereen de regeling begrijpen en er mee werken,” zegt Hilde.

Hildes projectmatige werk en directiesecretaristaken kwamen samen in de wijziging van de GR, het juridisch document op basis waarvan de DG&J bestaat. Hilde: “Dat was veel werk, maar ook een mooie koppeling tussen de twee lijnen die ik binnen deze opdracht als projectleider volgde.”

De samenwerking heeft langs drie sporen resultaten opgeleverd. Eveline: “Hildes eerste taak was het vervullen van de rol van directiesecretaris. Daardoor konden lopende en steeds terugkerende processen naadloos doorgaan. Dat was heel waardevol. Verder is er veel helderheid gekomen op de bestuurlijke besluitvormingsprocessen, waar Hilde zich mee bezig heeft gehouden. Interne processen zijn geoptimaliseerd, er zijn duidelijke afspraken over de samenwerking tussen directieteam en ondersteunend personeel en het overleg tussen eigenaren en opdrachtgevers is overzichtelijk ingericht. Dankzij deze aanpassingen verloopt de voorbereiding op de besluitvorming, en daarmee de samenwerking met de gemeenten, soepeler. Dat is belangrijk, want de gemeenten zijn onze opdrachtgevers. Verscheidene gremia hebben hierin een rol toebedeeld gekregen, en al is hier nog verdere implementatie nodig: de structuur staat, en iedereen kent die. Dit geeft rust, overzicht en houvast. Op het derde spoor, de implementatie van de structuurwijziging, ligt de concrete mandaatregeling en een kloppend organigram waarin alle medewerkers op de juiste plek hangen. Dit geeft helderheid aan de functionarissen binnen onze dienst: wie hoort waarbij, wie mag waarover beslissingen nemen?”

Mensgericht veranderen

“De meerwaarde van SQALE was tweeledig,” vindt Eveline. “Allereerst heeft SQALE veel kennis van projectmatig werken. Daarnaast heb ik eerder ervaren dat SQALE procesmatig met verbeteringen aan de slag gaat en daar ook de menskant in meeneemt. Je kunt zo’n project vooral technisch aanvliegen, maar SQALE benadert het ook veranderkundig. Dat SQALE deze project- en procesmatige manier van werken kan combineren met het tijdelijk invullen van een vacante rol binnen een organisatie, is waardevol.”

Als voorbeeld van het mensgericht werken noemt Hilde de informatiesessies met collega’s binnen de DG&J. “Vanuit de directie gaven we medewerkers een inkijkje in het besluitvormingsproces. Niemand onthoudt elke stap van dat proces, maar zo heeft men wel een beeld bij het traject dat hun ingebrachte stuk aflegt. Mensen worden daar blij van en gaan meer comfort ervaren bij het opstellen van hun stukken.”

Eveline is heel tevreden over de samenwerking met SQALE. “Het mooie is dat er achter Hilde als onze projectleider nog een denktank zit. Regelmatig gaat zij in overleg met haar collega’s over de beste oplossing voor een bepaalde puzzel. Het voelt erg comfortabel en luxe om als klant gebruik te kunnen maken van een kennisnetwerk en dat het vraagstuk ook vanuit andere perspectieven wordt belicht. Het is makkelijk contact hebben met elkaar en er is een warme verbinding.”