‘SQALE bracht niet alleen structuur, maar ook energie’
De afdeling Risicobeheersing van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant vervult een sleutelrol in het waarborgen van fysieke veiligheid in de regio. Zij adviseert gemeenten en ketenpartners over complexe vraagstukken zoals meervoudig ruimtegebruik, de energietransitie, gevaarlijke stoffen en het voorkomen van crises. De onderbouwing voor de thema’s waarover de afdeling adviseert en de passende wijze van beïnvloeding was echter niet meer passend. Dit maakte het lastig om keuzes te maken en middelen effectief in te zetten. Om deze groeiende uitdagingen aan te pakken, schakelde de afdeling de hulp in van adviesbureau SQALE. Samen werkten zij aan een toekomstbestendig dienstenpakket dat niet alleen inzicht biedt, maar ook de impact van hun werk vergroot.
Van preventie naar risicobeheersing
Van oudsher lag de nadruk van toen nog de afdeling Preventie op het toetsen van (bouw)vergunningen en het naleven van regelgeving. Ivo Snijders, beleidsadviseur bij de veiligheidsregio legt uit: “Grote incidenten, zoals de verwoestende stadsbrand van Breda in 1572, leidden tot de eerste stappen in preventie door de overgang naar stenen bouwmaterialen. Deze gedachte om de gevolgen van branden te beperken vormde de basis van wat later de afdeling Preventie werd. In de jaren 80 en 90 richtten deze afdelingen zich vooral op het toetsen van bouwplannen aan vastgestelde regels, met als doel de veiligheid van gebouwen te waarborgen en incidentbestrijders zo goed mogelijk voor te bereiden op potentiële calamiteiten. Tot 2010 was deze taak onderdeel van de gemeentelijke brandweer en daarmee sterk verweven met het gemeentelijk apparaat. Met de vorming van de veiligheidsregio’s in 2010 veranderde dit. De schaal waarop gewerkt werd, groeide, en de focus verschoof van uitsluitend regeltoetsing naar een bredere benadering van risicobeheersing.”
Annemiek Bakker, intern projectleider, benadrukt dat het doel van de samenwerking met SQALE verder reikte dan een simpele herstructurering: “We wilden een fundamentele omslag maken van een traditionele, regelgerichte aanpak naar een proactieve, risicogestuurde benadering. Waar tot nu toe vooral werd gekeken of bouwwerken voldoen aan de normen van wet- en regelgeving, willen we nu al eerder in het proces betrokken zijn. Dit betekent meedenken aan de voorkant, bijvoorbeeld met initiatiefnemers nog vóór de ontwerpfase bij het opstellen van omgevingsplannen door gemeenten, om ontwikkelingen zo veilig mogelijk te maken. Het doel is niet alleen om branden te voorkomen of beheersbaar te houden, maar ook om mensen in staat te stellen bewuste keuzes te maken ten aanzien van risico’s.”
Zes sporen van beïnvloeding
SQALE werd ingeschakeld om de veiligheidsregio te begeleiden bij deze transformatie. Het adviesbureau startte met een uitgebreide analyse van de huidige processen en werkzaamheden. Samen met de afdeling werd een vernieuwd dienstenpalet ontwikkeld, gebaseerd op het model van de zes sporen van beïnvloeding. Dit model biedt een brede kijk op risicobeheersing, waarbij advisering op vergunningverlening, toezicht en handhaving werden aangevuld met andere manieren van beïnvloeden van een risico zoals inrichting van de omgeving, beïnvloeding van wet- en regelgeving en vroegtijdig in gesprek gaan met initiatiefnemers.
Erica Corbijn, adviseur bij SQALE, legt uit hoe het model de aanpak verbreedde. “Het model van de zes sporen helpt om risico’s op een brede manier te benaderen. We hebben het model verder uitgewerkt en vertaald naar concrete producten en diensten die zijn vastgelegd in het dienstenpalet.” Voor Ivo betekende de samenwerking met SQALE meer dan alleen een frisse blik. “Wat ik heel fijn vond, was dat SQALE niet alleen nadacht over wat we nu nodig hadden, maar ook steeds vooruitkeek naar de volgende stap. Die visie op de toekomst gaf ons de structuur die we zelf niet konden realiseren. ”
Daarnaast benadrukt Ivo de kracht van een externe partner: “Soms heb je gewoon die ‘vreemde ogen’ nodig om beweging te creëren en patronen te doorbreken. Erica en Geanne stelden ons niet alleen kritische vragen, maar hielpen ons ook om verder te kijken dan onze gebruikelijke werkwijze.”
Draagvlak
Een belangrijk aspect van het traject was het creëren van draagvlak binnen de organisatie en bij externe stakeholders. Door medewerkers en partners actief te betrekken, kreeg de transformatie brede steun. Geanne Vink, adviseur bij SQALE, benadrukt dat dit essentieel was voor het succes:
“We hebben veel gesprekken gevoerd, van ketenpartners tot de werkvloer. Dat heeft geholpen om een brede beweging in gang te zetten.” Daarnaast werd gewerkt aan procesoptimalisatie. Dankzij een dienstenportaal en heldere richtlijnen is de werkwijze niet alleen efficiënter geworden, maar ook beter te monitoren en aan te passen. “We hebben nu een fundament waarmee we veel beter kunnen uitleggen waarom we bepaalde keuzes maken”, voegt Snijders toe. “Voorheen was het soms lastig om te verantwoorden waarom we ons op een bepaald risico richtten of waarom specifieke vergunningen meer aandacht kregen dan andere. Nu kunnen we die afwegingen helder onderbouwen, niet alleen binnen onze eigen organisatie, maar ook richting het bestuur en onze externe partners.”
De samenwerking met SQALE werd door alle betrokkenen als zeer positief ervaren. Hun methodische aanpak en externe blik brachten structuur en slagkracht in het traject. “SQALE bracht niet alleen structuur, maar ook energie. Ze hielpen ons om ideeën die al lang leefden concreet te maken en breed uit te dragen”, zegt Annemiek Bakker. Ivo waardeerde ook de schaal en reikwijdte die SQALE wist te bereiken. “Waar we eerder met ongeveer 30 medewerkers werkte aan verdieping, wist SQALE meer dan 100 betrokkenen uit verschillende afdelingen, gemeenten en zelfs het algemeen bestuur te betrekken. Ze hielpen ons niet alleen om alles op elkaar af te stemmen, maar zorgden ook voor concrete inzichten en uitspraken waarmee we verder konden bouwen. Dat hadden we zelf nooit in dit relatief korte tijdsbestek voor elkaar gekregen.”