Waar groei is, ontstaat verandering. Maar hoe zorg je ervoor dat je onderweg je identiteit behoudt en niet het DNA van je bedrijf verliest, terwijl er overal omslagen gemaakt moeten worden? Met deze vraag kwam VDH bij SQALE, en samen werd er gewerkt aan een toekomstbestendige oplossing voor een groeiend bedrijf met een visie.

Directeur Martijn Heestermans is van huis uit bekend met de logistiek. Hij begon zijn eigen bedrijf, Heestermans Logistiek, en fuseerde in 2012 met Van Dongen Transport, onder leiding van Jan van Dongen. Zo ontstond VDH. “Er kwamen toen heel veel disciplines bij elkaar,” zegt Martijn. “We bleven groeien; natuurlijke groei, maar ook door de overname van andere bedrijven, zoals een fruitfirma. Op deze manier breidden we uit van zo’n veertig man tot 330 in Nederland en 120 in Spanje, plus de uitzendkrachten die helpen bij het uitzoeken en verpakken van fruit en containers lossen. Het is fijn dat we groeiden, maar je komt op een bepaald kantelpunt waarop je dingen anders moet organiseren om goed te kunnen blijven managen.”

Martijn: “We gingen met SQALE in gesprek over ons bedrijf: wat is VDH, wat doen we, wat willen we? We wilden meer structuur in de firma. Omdat we zo groot zijn geworden, is het persoonlijke contact minder aanwezig. Dat contact vinden we juist zo belangrijk.”

Zelfstandige business units

SQALE nam interviews af met allerlei mensen uit de organisatie, maakte een grondige analyse en kwam met een plan. Er werd gekozen voor het ontwikkelen van vijf business units: Douane, Transport, Droge opslag (afhandeling van overzeese importstromingen met containers), Geconditioneerde opslag (afhandeling van groente/fruit), Dedicated opslag (het in-house verzorgen van alle logistieke activiteiten). Deze units worden ondersteund door Finance, HR, IT en Certificering & Veiligheid. De ondersteunende afdelingen worden eveneens geassisteerd in hun doorontwikkeling. Martijn: “De business units zijn ondertussen zelfstandig aan het werk. SQALE blijft aanwezig in het proces voor sturing op deze teams, want er is nog wel werk aan de winkel. Zo moet er bijvoorbeeld balans komen tussen wat er wel en niet naar de directie wordt teruggekoppeld vanuit de units. Je wilt alles weten, maar dat hoeft eigenlijk niet. Als directie willen we juist ruimte creëren voor managen en het operationele deel neerleggen bij de business units.”

Daarom zijn SQALE-adviseurs Henk van Rhee, Leendert de Gelder, Erica Corbijn-Vermeulen en voorheen Harm Brandwijk betrokken bij het vormgeven van terugkoppeling en communicatie tussen directie en teams. Henk: “Ik zag dat Jan en Martijn het te druk hadden met operationele zaken. We gingen op zoek naar de vorm en structuur die pasten bij verandering, zonder daarbij je persoonlijke grip en identiteit te verliezen.” Martijn: “Als directie blijven we natuurlijk betrokken en een aanspreekpunt wanneer dat echt nodig is. We staan in nauw contact met de business unit managers, in elk geval met bepaalde frequentie via afstemmingsoverleggen.”

Kernwaarden en eenheid

Tijdens het proces werden met SQALE drie kernwaarden van VDH opgesteld: vooruitstrevend, daadkrachtig en hartelijk. “Dat is hoe we graag gezien willen worden. Vanuit die waarden gaan we dus aan de slag,” zegt Martijn. “Het is mooi hoe jullie hierin zitten,” voegt Henk toe. “Als je ergens voor gaat, sta je er helemaal achter; jullie willen het je helemaal eigen maken, anders gaat het niet gebeuren.” Martijn: “Van een aantal punten zeggen we inderdaad: daar willen we niet aan tornen. En als we dan iets besluiten, houden we daar ook echt aan vast.”

Ondanks dat de businessunits zelfstandig opereren, zijn het geen eilandjes. Dat is ook niet de bedoeling. Martijn: “We blijven één firma en willen graag dat elke unit die eenheid uitdraagt naar buiten toe.”

Ruimte voor visie

SQALE heeft ervoor gezorgd dat men binnen VDH ging nadenken over eigen rol in eigen organisatie. Tijd maken om ergens voor te gaan zitten, zaken in kaart te brengen en van daaruit nieuwe vertrekpunten te identificeren. “Dat konden wij zelfstandig niet; wij zijn daar te praktisch voor,” zegt Martijn. “Dankzij SQALE hebben we als directie geleerd om structureel bij elkaar te gaan zitten, dingen te bespreken en op te volgen. Dit hoeft niet urenlang te zijn, maar zo dwingen we onszelf om tijd te maken voor strategische en tactische vraagstukken.”

Structurele bespreking en opvolging binnen de units kan nog wel beter, maar daar wordt aan gewerkt. Er ligt een goede basis en deze moet de komende tijd doorontwikkeld en geborgd worden. Martijn: “We willen er steeds meer op gaan vertrouwen dat de operationele taken uitgevoerd worden, zonder dat we dat steeds hoeven te zien. Een situatie waarin Jan en ik echt directie zijn. Zo houden we ruimte voor toekomstvisie en grip op de uitvoering daarvan.”