Grip krijgen op wat er gebeurt in een omgeving waar constant van alles gebeurt. Dat wilde het team Maatschappelijke Ontwikkeling van de gemeente Papendrecht graag. Met behulp van het Dynamisch Organiseren-traject van SQALE werden planning en tijdsverdeling weer wat ze horen te zijn: tools voor effectiviteit.

“De wens vanuit ons team was meer sturing op ons werk, bijvoorbeeld hoe we met invliegers omgaan en meer inzicht in onze planning,” zegt Daniëlle, teamleider Maatschappelijke Ontwikkeling. Onder dit team vallen veel beleidsterreinen, zoals jeugd, wonen en sport. Er komt dus van alles langs. Daniëlle: “Ik had er, bij wijze van spreken, tien man bij kunnen zetten en zou dan nog werk overhouden. Er was daarom behoefte aan inzicht in onze werkzaamheden en prioritering.”

Dynamisch Organiseren

Onder begeleiding van SQALE startte het team met een Dynamisch Organiseren (DO)-traject. “DO is een middel om in een politiek bestuurlijke omgeving te sturen op datgene wat je doet,” vertelt Anne-Ruth Overduin. Zij was als SQALE-adviseur betrokken bij het proces. “Binnen dit traject staat de vraag centraal: moeten wij dit nu doen? Door de klemtoon steeds anders te leggen, creëer je een weegtafel waarmee je je prioriteiten weegt op basis van inhoud en capaciteit.”

Medewerkers maken hun werkzaamheden inzichtelijk in een portfolioplanning. De planning wordt gebruikt bij de weegtafel, omdat deze inzicht geeft in de beschikbare capaciteit. Voor iedereen is dankzij het gebruik van de planning duidelijk hoeveel tijd er vrij is.

Implementatie

Jesse, beleidsregisseur binnen het team Maatschappelijke Ontwikkeling, vertelt: “Binnen het team ontstond aanvankelijk een discussie over de implementatie van Dynamisch Organiseren. De vraag was of dit niet meer belasting zou opleveren. We waren zoekend over hoe we het beste tot keuzes konden komen op basis van welke criteria, en hoe zich dat zou verhouden tot de rol van de teamleider.” Het proces werd een tijdje stilgelegd om na te denken over de implementatie. “SQALE dacht mee over het toepasbaar maken van DO op onze situatie. Dat was erg prettig. Het was niet simpelweg een vast concept dat gebruikt moest worden; er was ruimte voor aanvulling en aanpassing, zodat de principes zouden aansluiten bij onze specifieke behoeften.”

“DO blijft een middel, waarmee we een bepaald doel nastreven. Dat doel moet centraal staan,” zegt Anne-Ruth. “Het proces kan er voor iedereen anders uitzien. We bieden binnen het traject de handvatten, maar op de ene plek zal men die anders vastpakken dan op een andere plek. Daarin denken we graag mee. Het team was ook wendbaar, en deze wederzijdse flexibiliteit zorgde uiteindelijk voor een goede doorvertaling van Dynamisch Organiseren naar deze werkvloer.”

Prioriteiten stellen dankzij de weegtafelkaart

Het resultaat van het DO-traject is al zichtbaar. “Dankzij de weegtafelkaart maken we sneller keuzes, omdat alle informatie nu op één plek te vinden is,” zegt Jesse. “Dat plaatje was in het verleden niet compleet. We zeggen nu niet alleen maar ‘nee’ als we de capaciteit niet hebben, maar ook als het simpelweg geen prioriteit heeft. Tegelijkertijd zeggen we ‘ja’ als iets juist onderbouwde prioriteit heeft.” Anne-Ruth vult aan: “Je kunt binnenkomende verzoeken nu makkelijker koppelen aan de plannen en visies die je hebt, en zien of het daaraan bijdraagt.”

Dynamisch Organiseren betekent een verandering in denken en doen. Anne-Ruth: “Dankzij die verandering gaan mensen doen waar ze goed in zijn. Zo benut je ieders talent maximaal en creëer je, naast overzicht en grip op de situatie, ook nog eens werkplezier.”