Het team Openbare Orde en Veiligheid binnen gemeente Sittard-Geleen zette dit jaar een verandering in. Een verandering die past binnen een grotere ontwikkeling in de gemeente, waarin de organisatie wil toegroeien naar een meer platte structuur. Teams binnen de gemeente werden uitgedaagd om breder te denken en onderwerpen meer integraal te benaderen. Monique Kollau, teammanager Openbare Orde en Veiligheid schakelde de hulp van SQALE in om met die uitdaging aan de slag te gaan binnen haar eigen team.
Anders kijken
Sturing en leiderschap zijn thema’s die aangejaagd worden door de gemeente. Monique ziet daarin een uitdaging. “We snappen allemaal de basale uitgangspunten, zoals ‘niet over mensen, maar mét mensen praten’. Ik durf te beweren dat het in de uitvoering best ingewikkeld is. Het vraagt anders kijken, ook op managementniveau. Het leren loslaten en vertrouwen op mensen. Persoonlijk werd ik van deze beweging heel blij. Als persoon pas ik goed in deze ontwikkeling. Het is goed om als organisatie kritisch te durven kijken naar processen en rollen.”
Samen met Hans Silfhout, organisatieadviseur bij SQALE, werd toegewerkt naar een nieuwe teaminrichting, waarbij processen gekoppeld werden aan de ambities van mensen. Hans: “Het team was sterk georganiseerd langs de lijn van de inhoud. We zijn ons gaan richten op de processen, zodat je medewerkers breder kan inzetten dan alleen op een beleidsonderwerp. Deze opdracht ging niet eens zozeer om het opzetten van een nieuwe structuur, het ging nog veel meer over de individuele en collectieve ontwikkeling van de mensen en het team. Hoe past ieder persoon in de structuur? En hoe kun je de kennis en vaardigheden van mensen optimaal benutten? Dat geeft een hele mooie dynamiek.”
Energie
Die dynamiek brengt ook goede energie naar boven. “Doordat we meer vanuit rollen zijn gaan denken, ontstaat bij medewerkers ook steeds meer de bewustwording van hun ontwikkeling. Het geeft energie en het gevoel van veiligheid om te kunnen ontwikkelen. Dat had ik niet direct verwacht. Iemand die nu gewend is om puur ondersteunende werkzaamheden te doen, krijgt in deze ontwikkeling ook de kans om eens een klein project te draaien. Mensen krijgen de kans om te experimenteren in andere rollen. Ik zie dat daar positiviteit door ontstaat.”
“Voordat je als team kunt participeren in die bredere opgave, is de eerste stap om inzicht te krijgen in het functioneren van je eigen team”, vertelt Monique. “Toen ik drie jaar terug startte, trof ik een team aan dat voornamelijk in de actiestand zat. Het was nodig om met elkaar in de spiegel te kijken. Hoe organiseren wij projecten, welke processen spelen er en hoe is het samenspel onderling? Daar lag een ontwikkelpunt.”
Olievlek
Volgens Hans is de ontwikkeling een samenspel met Monique geweest. “De slogan van SQALE is ‘We gaan het samen aan’. Dat is ook volgens ons dé manier van werken. Wij staan buiten de organisatie, Monique zit midden in het spel. Wij kunnen, doordat we op afstand staan, dwars door al de vakinhoudelijke gebieden heen zien welke processen er lopen en welke rollen er zijn. Mensen die er de hele dag inzitten, zijn zich daar vaak niet eens van bewust. De volgende vraag is: hoe krijg je processen en de rollen die daaruit voortvloeien op een dusdanige manier uitgelegd dat het team het ook begrijpt. Je kunt het theoretisch allemaal uitgedacht hebben, maar als de mensen het voor kennisgeving aannemen en overgaan tot de orde van de dag, mis je het doel. Daar heb je tijd voor nodig en dragers die het idee adopteren en er enthousiast van worden. Anders krijg je die verandering niet voor elkaar. Monique heeft daar een belangrijke rol in gespeeld.”
“Uit ervaring weet ik hoe belangrijk het is om collega’s daarin mee te nemen”, vervolgt Monique. “Ik vind het essentieel om inzicht te hebben in hoe mensen in het proces zitten. Als teammanager heb je een cruciale rol om dat helder te krijgen. Om mensen erkenning te geven die ze verdienen, te weten wat er speelt en op basis daarvan de koers te bepalen. Ik heb daarin ook een dubbeldoel. Aan de ene kant wil ik mijn team laten floreren en de individuele collega in zijn kracht zetten. Aan de andere kant wil ik ook de organisatie op een hoger niveau brengen. Hoe kunnen we dit denken breder laten uitwaaien in de organisatie? Ik geloof namelijk echt in deze verandering. Het zou enorm helpen als iedereen hetzelfde beeld heeft over de invulling en vormgeving van processen. Dan kun je veel daadkrachtiger en efficiënter acteren. Ik zie dat die olievlek zich aan het ontwikkelen is in de organisatie.”
Samen de uitdaging aangaan?
Hans Silfhout
Hans schittert bij het omzetten van ideeën en wensen naar daadwerkelijke uitvoering en realisatie. Hans werkt enthousiasmerend en slecht alle barrières.
Erica Corbijn-Vermeulen
Erica is resultaat gericht maar verliest het menselijke aspect nooit uit het oog. Ze creëert overzicht in complexe situaties door analytisch te denken.
